Ihre Arbeit teilen
Wer eine Sammlung, einen Agenten, einen Skill oder einen Workflow sehen kann, und die eine Entscheidung beim Teilen, die Sie nicht zurücknehmen können.
Sammlungen, Agenten, Skills und Workflows nutzen alle denselben Dialog und dieselben Regeln. Lernen Sie ihn einmal.
Eine Unterhaltung zu teilen ist etwas anderes und hat einen eigenen Dialog. Siehe Eine Unterhaltung teilen.
Sie öffnen ihn über das Menü des jeweiligen Elements: Teilen.
Die zwei Hälften des Dialogs
Personen mit Zugriff ist die namentliche Liste: einzelne Personen, die Sie benannt haben. Fügen Sie jemanden hinzu, indem Sie die E-Mail-Adresse eintippen und eine Rolle wählen.
Allgemeiner Zugriff ist die pauschale Einstellung darunter, und sie hat drei Zustände:
| Einstellung | Bedeutet |
|---|---|
| Privat | Nur Sie, dazu alle in der Liste darüber |
| Eingeschränkt | Nur Personen mit Zugriff können es öffnen |
| Organisation | Alle in Ihrer Organisation können es ansehen |
Rollen
Betrachter darf die Sache nutzen. Bei einer Sammlung heißt das: darin suchen und Antworten daraus erhalten. Bei einem Agenten: mit ihm sprechen.
Bearbeiter darf sie außerdem ändern. Bei einer Sammlung: Dokumente hinzufügen und entfernen. Bei einem Agenten: seine Anweisungen umschreiben und ändern, welche Sammlungen er nutzt.
Eigentümer sind Sie, sofern das Eigentum nicht übertragen wurde. Nur der Eigentümer kann die Sache löschen oder weitergeben.
Machen Sie jemanden nur mit Bedacht zum Bearbeiter eines Workflows. Ein geplanter Durchlauf nutzt die verbundenen Konten derjenigen Person, die den Zeitplan eingerichtet hat. Ein Schritt, den ein anderer Bearbeiter später hinzufügt, kann also in Ihrem Namen Mails senden oder Dateien ändern, ohne Sie vorher zu fragen. Die App warnt Sie beim Teilen davor, und das sollten Sie ernst nehmen.
Mit einem Projekt teilen
Der Reiter Projekte teilt mit einem ganzen Projektteam statt mit namentlich benannten Personen. Alle im Projekt erhalten Zugriff, auch Personen, die später dazukommen.
Das lässt sich nicht rückgängig machen. Sobald etwas mit einem Projekt geteilt ist, kann dieser Zugriff nicht mehr entzogen werden. Die einzige Möglichkeit, ihn zu entfernen, ist, das Element vollständig zu löschen.
Das ist bewusst so gebaut: Dinge, auf die ein Team angewiesen ist, sollen nicht klammheimlich verschwinden, weil eine Person ihre Meinung geändert hat. Es bedeutet aber, dass eine Projektfreigabe eine Festlegung ist. Wenn Sie unsicher sind, teilen Sie zuerst mit einzelnen Personen.
Einen Agenten teilen, der Sammlungen nutzt
Wenn Sie einen Agenten teilen, dessen Sammlungen die Empfänger nicht sehen können, funktioniert er für sie nicht richtig: Er versucht, in Dokumenten zu suchen, auf die sie keinen Zugriff haben.
Asteria erkennt das und bietet an, die Sammlungen ebenfalls zu teilen. Nehmen Sie das Angebot an, sonst wirkt der Agent für alle, denen Sie ihn gegeben haben, kaputt.
Etwas wieder privat machen
Stellen Sie Allgemeiner Zugriff zurück auf Privat. Sie werden um eine Bestätigung gebeten, denn damit verlieren alle bisherigen Zugriffsberechtigten ihren Zugriff und können die Sache nicht mehr nutzen.
Einzelne Personen entfernen Sie mit Zugriff entfernen. Projektfreigaben lassen sich, wie oben beschrieben, nicht entfernen.
Etwas übergeben
Eigentum übertragen macht jemand anderen zum Eigentümer. Sie behalten Ihre bisherige Zugriffsebene, verlieren aber die Möglichkeit, die Sache zu löschen oder erneut zu übertragen. Sie müssen den Namen des Elements eintippen, um zu bestätigen, und rückgängig machen lässt es sich nicht.
Tun Sie das, bevor Sie ein Team verlassen, oder wenn die Person, die etwas tatsächlich pflegt, nicht die Person ist, die es ursprünglich erstellt hat. Ein Element, dessen Eigentümer die Organisation verlassen hat, macht hinterher deutlich mehr Mühe.
Sie können auch ein Projekt zum Eigentümer machen, was für alles, worauf ein Team angewiesen ist, meist die bessere Antwort ist: Die Administratoren des Projekts verwalten es, und es verschwindet nicht mit einer einzelnen Person.
Wer was getan hat
Das Aktivitätsprotokoll im Dialog zeigt die Historie: wer mit wem geteilt hat, wessen Rolle sich geändert hat, wann das Eigentum gewechselt ist. Nützlich, wenn etwas für jemanden sichtbar ist und sich niemand daran erinnert, das eingerichtet zu haben.