Verbundene Ordner
Richten Sie eine Sammlung auf einen Google Drive- oder SharePoint-Ordner aus und lassen Sie sie sich selbst aktuell halten.
Statt Dokumente von Hand hochzuladen, können Sie eine Sammlung auf einen Ordner ausrichten, den Sie ohnehin in Google Drive oder SharePoint pflegen. Asteria spiegelt ihn und hält ihn aktuell.
Wann das die richtige Wahl ist
Wenn der Ordner schon der Ort ist, an den Ihr Team seine Dateien legt. Ihre Kolleginnen und Kollegen speichern weiter dort, wo sie es immer getan haben, und die Sammlung zieht mit. Niemand muss an einen zweiten Upload-Schritt denken, und genau der wird immer vergessen.
Einen Ordner verbinden
Zuerst muss Ihr Konto verknüpft sein, unter Profil und dann Verbindungen. Ist es das nicht, sagt Asteria es Ihnen und weist Ihnen den Weg dorthin.
Wählen Sie dann an der Sammlung Aus einem Ordner synchronisieren, fügen Sie den Link oder die ID des Ordners ein und klicken Sie auf Vorschau. Sie bekommen die Anzahl und die Gesamtgröße dessen, was gefunden wurde, und können so prüfen, ob Sie den richtigen Ordner haben, bevor Sie sich festlegen. Bestätigen Sie mit Diesen Ordner synchronisieren, dann startet die erste Synchronisierung.
Eine verbundene Sammlung wird schreibgeschützt. Sie können in Asteria Cloud keine Dokumente mehr hochladen oder löschen, denn der Ordner bestimmt, was die Sammlung enthält. Fügen Sie Dateien stattdessen in Drive oder SharePoint hinzu und entfernen Sie sie dort.
Der Alltag damit
Die Kopfzeile zeigt den Ordnernamen, das Kennzeichen Synchronisierter Ordner und wann zuletzt nachgesehen wurde ("Vor 51 Minuten geprüft"). Sie prüft von sich aus in regelmäßigen Abständen. Jetzt synchronisieren erzwingt eine Prüfung, wenn Sie gerade etwas hinzugefügt haben und nicht warten wollen.
Die drei Dinge, die eine Synchronisierung unterbrechen
"Pausiert, dieser Ordner ist stark gewachsen." Sie haben einen Ordner mit 40 Dateien freigegeben, und jetzt liegen 4.000 darin. Es kommt nichts Neues hinzu, bis Sie nachgesehen haben. Das ist eine bewusste Bremse: Ein Ordner, der um zwei Größenordnungen wächst, ist meist jemand, der ein geteiltes Laufwerk umsortiert. Alles davon stillschweigend aufzunehmen würde echtes Geld kosten und Ihren Speicher füllen. Prüfen Sie, ob es das ist, was Sie erwarten, und wählen Sie dann Bestätigen und fortsetzen.
"Synchronisierung pausiert, Verbindung verloren." Ihr verknüpftes Konto funktioniert nicht mehr, meist weil sich das Passwort geändert hat oder die Berechtigung zurückgezogen wurde. Bereits gesammelte Dokumente bleiben durchsuchbar. Erneut verbinden setzt es fort.
"Dieser Ordner konnte nicht gelesen werden." Meist haben Sie keinen Zugriff darauf, oder der Link zeigt auf eine Datei statt auf einen Ordner.
Trennen
Synchronisierung beenden beendet das Spiegeln, und die bereits gesammelten Dokumente bleiben erhalten. Die Sammlung wird wieder eine gewöhnliche, in die Sie hochladen und aus der Sie löschen können.
Das Trennen ist also ungefährlich: Es leert die Sammlung nicht.
Was Asteria zurückschreibt
Erstellt Asteria ein Ergebnis, das für eine verbundene Sammlung bestimmt ist, schreibt sie es in den Drive- oder SharePoint-Ordner und nicht nach Asteria Cloud. In der Sammlung kommt es bei der nächsten Synchronisierung an. Siehe Asteria ihre eigene Arbeit ablegen lassen.
Asteria ihre eigene Arbeit ablegen lassen
Ergebnisse werden in eine Sammlung zurückgespeichert, dort überarbeitet und als eine Fassung gehalten statt als drei.
Ihre Arbeit teilen
Wer eine Sammlung, einen Agenten, einen Skill oder einen Workflow sehen kann, und die eine Entscheidung beim Teilen, die Sie nicht zurücknehmen können.