Sammlungen
Ein benannter Stapel Dokumente, den Asteria durchsuchen kann. Das Nützlichste, was Sie in Ihrer ersten Woche einrichten können.
Eine Sammlung ist eine benannte Gruppe von Dateien, mit denen Asteria in jeder Unterhaltung arbeiten kann, solange Sie die Sammlung behalten.
Warum sich die Mühe lohnt
Dateien an einen Chat anzuhängen funktioniert. Es hört in dem Moment auf zu funktionieren, in dem Sie mehr als eine Handvoll haben oder die Dateien morgen wieder brauchen. Anhänge gehören zu einer einzigen Unterhaltung. Eine Sammlung gehört Ihnen.
Der Unterschied in der Praxis:
| An einen Chat anhängen | In eine Sammlung legen | |
|---|---|---|
| In anderen Unterhaltungen verfügbar | Nein | Ja |
| Sinnvolle Anzahl Dateien | Eine Handvoll | Hunderte |
| Größte Datei | 50 MB | 250 MB |
| Umgang mit einem großen Dokument | Von vorne bis hinten gelesen, und es passt womöglich nicht | Aufgeteilt, durchsucht, und die relevanten Stellen werden zitiert |
| Mit Kolleginnen und Kollegen teilbar | Nein | Ja |
Die vierte Zeile wird am häufigsten unterschätzt. Ein PDF mit 300 Seiten in einer Sammlung liefert bessere Antworten als dasselbe PDF als Chat-Anhang. Denn Asteria holt genau die Passagen heraus, die zu Ihrer Frage gehören, und sagt Ihnen, woher sie stammen, statt zu versuchen, alles auf einmal im Kopf zu behalten.
Was hineingehört
Alles, worauf Sie oder Ihr Team immer wieder zurückgreifen. Bewährt hat sich: eine Sammlung pro Wissensgebiet, nicht eine pro Projekt.
- Lieferantenverträge
- Alles, was das Unternehmen über das Produkt veröffentlicht hat
- Vorstandsunterlagen, Quartal für Quartal
- Ihre Markenrichtlinien, Ihre Tonalität und frühere Kampagnen
- Die Marktrecherche, die Sie über die Zeit gesammelt haben
Zwei Arten von Dateien, und sie verhalten sich unterschiedlich
Das überrascht viele, deshalb sollten Sie es vom ersten Tag an wissen.
Dokumente (PDF, Word, PowerPoint, Text, Bilder) werden gelesen, in Passagen aufgeteilt und indexiert. Stellen Sie eine Frage, und Asteria findet die passenden Passagen und zitiert sie.
Datendateien (CSV, Excel, Parquet) werden nicht indexiert und sind nicht durchsuchbar. Sie werden gespeichert. Wenn Sie eine Frage dazu stellen, lädt Asteria die Datei und berechnet die Antwort.
Das ist Absicht, keine Lücke. Die Antwort auf eine Tabellenfrage ist fast immer ein Gesamtwert ("wie viel haben wir insgesamt ausgegeben", "welche Region ist am stärksten gewachsen"), der in keiner einzelnen Textstelle steht. Die Suche nach Bruchstücken einer Tabelle würde Ihnen eine Zeile liefern. Eine Berechnung über die Tabelle liefert Ihnen die Antwort, und zeigt den Rechenweg.
Die praktische Folge: Erwarten Sie nicht, dass ein Stichwort aus einer Tabelle in der Suche auftaucht. Stellen Sie stattdessen die Frage, die Sie wirklich beantwortet haben wollen.
Wie es weitergeht
Eine Sammlung anlegen
Zwei Felder und eine Entscheidung, über die dreißig Sekunden Nachdenken lohnen.
Dokumente hinzufügen
Formate, Grenzen, was "Bereit" bedeutet und woran Sie einen Fehlschlag erkennen.
Einer Sammlung Fragen stellen
Die eine Regel, an der alles hängt: Nennen Sie den Namen.
Asteria ihre eigene Arbeit ablegen lassen
Ergebnisse werden in eine Sammlung zurückgespeichert, dort überarbeitet und in einer einzigen Fassung gehalten.
Verbundene Ordner
Richten Sie eine Sammlung auf einen Google Drive- oder SharePoint-Ordner aus und lassen Sie sie sich selbst aktuell halten.
Ihre Arbeit teilen
Wer eine Sammlung sehen kann, und die eine Entscheidung beim Teilen, die Sie nicht rückgängig machen können.