Eine Sammlung anlegen
Zwei Felder und eine Entscheidung, über die dreißig Sekunden Nachdenken lohnen.
Sammlungen öffnen und auf Neue Sammlung klicken
Sammlungen finden Sie in der Seitenleiste des Chat-Bildschirms. Neue Sammlung steht oben in der Liste.
Geben Sie ihr einen Namen, den Sie auch aussprechen würden
Das ist wichtiger, als es aussieht. Sie werden diesen Namen in Ihre Nachrichten tippen, um Asteria zu sagen, wo sie suchen soll. Also: kurz, unverwechselbar und naheliegend.
Gut: Lieferantenverträge, Markenrichtlinien, Vorstandsunterlagen GJ24.
Schlecht: Docs, Kram, Neue Sammlung (2), Q3. Ein Name, den Sie erst nachschlagen müssen, ist ein Name, den Sie nicht verwenden werden. Und zwei Sammlungen mit fast gleichem Namen sind jedes Mal ein Münzwurf, wenn Sie eine davon nennen.
Schreiben Sie eine Beschreibung
Eine Zeile dazu, was drin ist und wofür es da ist. Asteria liest das mit, es ist also wirklich nützlich und keine Deko: "Unterzeichnete Lieferantenverträge ab 2021, einschließlich Nachträge" sagt mehr aus als der Name allein.
Entscheiden Sie über die visuelle Analyse
Ein Schalter: Visuelle Analyse für PDFs und Präsentationen. Lesen Sie weiter unten nach, dann klicken Sie auf Sammlung erstellen.
Visuelle Analyse, und wann Sie sie brauchen
Normalerweise zieht Asteria den Text aus einem PDF oder einer Präsentation. Das ist schnell, günstig und für die meisten Dokumente richtig.
Schalten Sie die visuelle Analyse ein, sieht sie sich stattdessen jede Seite oder Folie als Bild an, mit einem Modell, das sehen kann. Langsamer und teurer, und deutlich besser, wenn die Bedeutung im Layout steckt und nicht in den Wörtern:
- Eingescannte Dokumente und Fotos von Papier, aus denen sich überhaupt kein Text ziehen lässt
- Präsentationen, bei denen die Aussage in den Diagrammen steckt
- Bilanzen und alles mit dichten Tabellen, wo die reine Textextraktion die Spalten durcheinanderbringt
- Dokumente mit Zeichnungen, Grundrissen oder beschrifteten Screenshots
Lassen Sie sie aus für normalen Fließtext: Verträge, Berichte, Artikel, Richtlinien, Besprechungsnotizen. Sie gewinnen nichts und zahlen mehr.
Der Schalter wirkt nur auf neue Uploads. Dokumente, die schon in der Sammlung liegen, behalten die Verarbeitung, mit der sie hinzugefügt wurden. Wenn Sie mittendrin merken, dass Sie die visuelle Analyse gebraucht hätten, müssen Sie die betroffenen Dokumente löschen und erneut hochladen.
Es gibt den Schalter sowohl beim Anlegen einer Sammlung als auch später an der Sammlung selbst. Eine gemischte Sammlung ist also möglich: einschalten, die Scans hochladen, ausschalten, den Rest hochladen.
Umbenennen und löschen
Das Menü neben dem Namen der Sammlung bietet Teilen, Umbenennen und Löschen.
Umbenennen ist ungefährlich und wirkt sofort. Wenn Sie den alten Namen in die Anweisungen eines Agenten oder in einen Workflow geschrieben haben, passen Sie diese an: Sie folgen der Umbenennung nicht.
Löschen entfernt die Sammlung und jedes Dokument darin, dauerhaft, und gibt den Speicher frei. Ist die Sammlung geteilt, verschwindet sie für alle.