Asteria ihre eigene Arbeit ablegen lassen
Ergebnisse werden in eine Sammlung zurückgespeichert, dort überarbeitet und als eine Fassung gehalten statt als drei.
Sammlungen sind nicht nur ein Ort, an den Sie etwas legen. Asteria kann dort ebenfalls etwas hineinlegen.
Ein Ergebnis in eine Sammlung speichern
Bitten Sie darum, und das Ergebnis wird abgelegt, statt in der Unterhaltung liegen zu bleiben:
Speichern Sie diese Zusammenfassung in die Sammlung Vorstandsunterlagen.
Ermitteln Sie die Summen je Region und legen Sie die entstehende Tabelle in Planung GJ24 ab.
Das Dokument erscheint in der Sammlung wie jedes andere und ist von da an in jeder Unterhaltung verfügbar, für Sie und für alle, mit denen die Sammlung geteilt ist.
Das ist wichtiger, als es klingt. Die Alternative ist das, was heute alle tun: die Datei herunterladen, umbenennen, irgendwo hochladen und den Überblick verlieren, welche der vier Fassungen die aktuelle ist.
Etwas überarbeiten, das schon in einer Sammlung liegt
Asteria kann ein Dokument öffnen, das sie in eine Sammlung geschrieben hat, es ändern und als neue Version auf demselben Dokument zurückspeichern.
Öffnen Sie die Q3-Zusammenfassung in Vorstandsunterlagen und ergänzen Sie die Oktoberzahlen.
Der Punkt ist: Am Ende steht ein überarbeitetes Dokument, kein zweites Dokument namens Q3 Zusammenfassung (final v2). Wer das erste hatte, hat jetzt das aktuelle.
Was sie nicht tut
Asteria kann nur Dokumente entfernen, die sie selbst hinzugefügt hat. Sie löscht nichts, was Sie hochgeladen haben.
Diese Einschränkung ist Absicht. Beim Überarbeiten eines Dokuments bleibt der alte Inhalt im Verlauf erhalten, ein Fehler ist also zurückholbar. Löschen vernichtet die einzige Fassung, die die Sammlung hat, und bei einer Datei, die Sie hochgeladen haben, womöglich die einzige, die es überhaupt gibt. Wenn etwas weg soll, löschen Sie es selbst.
Wo die Datei tatsächlich landet
Ist es eine gewöhnliche Sammlung, wird das Dokument direkt dort gespeichert.
Ist die Sammlung ein verbundener Ordner, wird das Ergebnis stattdessen in den Drive- oder SharePoint-Ordner geschrieben und kommt bei der nächsten Synchronisierung in der Sammlung an. Das ist meist genau das, was Sie wollen: Die Datei landet dort, wo Ihre Kolleginnen und Kollegen ohnehin nachsehen, unter den Freigabe- und Aufbewahrungsregeln dieses Ordners, statt an einem Ort, den nur Asteria Cloud kennt.
Lässt sich dieses Schreiben nicht abschließen, speichert Asteria ersatzweise ganz normal in die Sammlung, statt Ihre Arbeit zu verlieren.
Ein Hinweis zur Eigentümerschaft
Ein Dokument, das in einen verbundenen Drive- oder SharePoint-Ordner geschrieben wird, entsteht über Ihr verbundenes Konto und gehört in diesem System deshalb Ihnen. Wenn Sie die Organisation verlassen, geht es mit Ihrem Konto, es sei denn, der Ordner liegt auf einem geteilten Laufwerk.
Wenn das für die jeweilige Arbeit von Bedeutung ist, nehmen Sie einen Ordner auf einem geteilten Laufwerk statt einen in Ihrem persönlichen Bereich. Fragen Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, worauf Sie zeigen.