Dokumente hinzufügen
Formate, Grenzen, was die Statusmeldungen bedeuten und woran Sie ein Dokument erkennen, das es nicht geschafft hat.
Öffnen Sie die Sammlung und verwenden Sie Choose Files und dann Hochladen, oder ziehen Sie Dateien direkt auf die Seite.
Was Sie hinzufügen können
Dokumente, die indexiert und durchsuchbar werden: PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), einfacher Text, Markdown und Bilder.
Datendateien, die gespeichert und berechnet statt durchsucht werden: CSV, Excel (.xlsx, .xls) und Parquet. Lesen Sie die Erklärung, warum die beiden unterschiedlich behandelt werden.
Bis zu 250 MB pro Datei und 1000 Dokumente pro Sammlung. Die Kopfzeile zeigt Ihnen, wo Sie stehen: "Dokumente: 10 / 1000".
Der Verarbeitung zusehen
Ein Dokument wird nicht in dem Moment durchsuchbar, in dem es hochgeladen ist. Es durchläuft mehrere Stufen, und die Karte zeigt Ihnen, in welcher es gerade steckt:
| Meldung | Was gerade passiert |
|---|---|
| Seite 4/9 wird verarbeitet | Das Dokument wird gelesen, Seite für Seite |
| Folie 3/12 wird verarbeitet | Dasselbe für eine Präsentation |
| Bildbeschreibung (2/5) | Bilder werden beschrieben, damit sie nach ihrem Inhalt gefunden werden |
| Indexierung (40/106) | Die Passagen werden durchsuchbar gemacht |
| Wissen wird verknüpft (8/20) | Es wird ermittelt, wie die Themen dieses Dokuments mit dem Rest zusammenhängen |
Dann erscheint ein grünes Bereit, und das Dokument ist einsatzbereit. Ein langes PDF mit eingeschalteter visueller Analyse kann mehrere Minuten dauern. Sie können die Seite verlassen: Es läuft ohne Sie weiter.
Eine Dokumentkarte lesen
Jede Zeile zeigt den Dateinamen, die Größe, die Seitenzahl und die Zahl der Abschnitte, also in wie viele durchsuchbare Passagen das Dokument aufgeteilt wurde. Dass aus einem PDF mit 9 Seiten 106 Abschnitte werden, ist normal und gesund. Ein langes Dokument mit sehr wenigen Abschnitten heißt meist, dass sich der Text nicht extrahieren ließ. Genau dafür gibt es die visuelle Analyse.
Wenn etwas schiefgeht
Ein rotes Fehler-Symbol bedeutet, dass die Verarbeitung fehlgeschlagen ist. Löschen Sie das Dokument und laden Sie es erneut hoch. Scheitert es ein zweites Mal, ist die Datei vermutlich beschädigt oder passwortgeschützt.
"Dokumentverarbeitung abgelaufen" heißt, es hat zu lange gedauert. Meist ein sehr großes Dokument mit eingeschalteter visueller Analyse. Versuchen Sie es ohne visuelle Analyse, oder teilen Sie es auf.
"Embedding model not configured" oder "Required models not configured" können Sie nicht selbst beheben. Ihre Administratorin oder Ihr Administrator hat die Einrichtung der Organisation noch nicht abgeschlossen. Schicken Sie ihnen die Meldung, die Sie sehen.
Doppelte Dateien
Asteria merkt, wenn zwei Dokumente denselben Inhalt haben, und speichert die Daten nur einmal. Deshalb kann bei zehn Dokumenten "990,4 KB in 9 eindeutige Dateien" stehen. Ein Hinweis sagt Ihnen, wie viele sich überschneiden.
Beide Einträge bleiben in der Liste, denn derselbe Inhalt kommt tatsächlich manchmal unter zwei Namen an. Es ist nichts kaputt, und Sie zahlen den Speicher nicht doppelt. Räumen Sie auf, wenn Sie möchten, oder lassen Sie es.
Die Wissenskarte
Unter den Zählern sehen Sie womöglich Wissenskarte: 173 Themen erfasst. Während Dokumente hinzukommen, baut Asteria ein Bild der Themen in der Sammlung auf und davon, wie sie zusammenhängen. Das hilft ihr bei Fragen, deren Antwort über mehrere Dokumente verteilt ist statt in einem einzigen zu stehen.
Steht dort Wissenskarte veraltet, klicken Sie auf Neu aufbauen. Das dauert ein paar Minuten, und die Sammlung bleibt währenddessen nutzbar. Heißt es, dass Wissenskarten für Ihr Team nicht eingerichtet sind, ist das eine Einstellung der Administration.
Dokumente entfernen
Jede Zeile hat eine Schaltfläche zum Löschen. Das Löschen wirkt sofort, ist dauerhaft und gibt den Speicher frei.
Ist die Sammlung ein verbundener Ordner, ist sie schreibgeschützt: Sie können hier weder hochladen noch löschen, denn der Ordner in Drive oder SharePoint bestimmt, was darin liegt. Ändern Sie es stattdessen dort.