Einer Sammlung Fragen stellen
Die eine Regel, die darüber entscheidet, ob Sammlungen für Sie überhaupt funktionieren.
Nennen Sie den Namen der Sammlung in Ihrer Nachricht. Asteria kann nicht erraten, welche Sie meinen, und sie durchsucht nicht auf gut Glück alle.
Das ist eigentlich schon die ganze Seite. Der Rest erklärt das Warum und die Wege drumherum.
Warum sie nicht raten kann
Vielleicht haben Sie ein Dutzend Sammlungen. "Was steht im Vertrag zur Kündigung?" sagt Asteria nicht, ob sie in Lieferantenverträge, Personalunterlagen oder im Rechtsarchiv nachsehen soll. Alle stillschweigend zu durchsuchen wäre langsam, teuer und öfter falsch als richtig.
Also macht sie das Ehrliche: Sie nimmt das, was Sie benennen.
Funktioniert:
Was sagen die Lieferantenverträge über Strafen bei vorzeitiger Kündigung?
Prüfen Sie anhand der Markenrichtlinien, ob der Text dieser Landingpage zur Tonalität passt.
Vergleichen Sie unsere Botschaften in Produktmarketing mit dem, was die Sammlung Wettbewerbsrecherche über ihre Aussagen enthält.
Funktioniert nicht:
Was steht in meinem Vertrag zur Kündigung?
Sieh in der Sammlung nach unserer Tonalität.
Durchsuche meine Dokumente nach dem Verlängerungsdatum.
Die zweite Gruppe ist nicht genau genommen falsch. Asteria wird antworten, aber aus der Unterhaltung und ihrem Allgemeinwissen heraus, nicht aus Ihren Dokumenten. Das ist der Fehler, den Leute als "sie hat sich etwas ausgedacht" beschreiben: Sie hat die Datei nie angesehen.
Es richtig machen, ohne daran zu denken
Zwei Wege, sich das Merken zu sparen:
Heften Sie die Sammlung an einen Arbeitsbereich. Jede Unterhaltung in diesem Arbeitsbereich kann die angehefteten Sammlungen durchsuchen, ohne dass Sie sie nennen. Das ist die richtige Antwort für ein Projekt, in dem Sie gerade leben.
Geben Sie einem Agenten seine Sammlungen. Ein Agent trägt seine Sammlungen mit sich. "Frag den Vertrags-Assistenten", und er weiß schon, wo er nachsehen muss. Das ist die richtige Antwort für eine Aufgabe, die Sie regelmäßig erledigen.
Außerhalb dieser beiden Fälle: Nennen Sie den Namen.
Was Sie zurückbekommen
Asteria holt die Passagen heraus, die zu Ihrer Frage gehören, beantwortet sie damit und zitiert die Dokumente, aus denen sie geschöpft hat. Öffnen Sie die Quellen, um alles Wichtige nachzuprüfen.
Findet sie nichts Passendes, sagt sie das, statt eine Antwort zu erfinden. Das ist ein echtes Signal, das Sie ernst nehmen sollten: Entweder liegt das Dokument nicht in dieser Sammlung, oder Ihre Formulierung liegt weit weg von der des Dokuments.
Wenn die Antwort falsch wirkt
"Sie hat etwas nicht gefunden, von dem ich weiß, dass es drin ist." Versuchen Sie die Wörter, die das Dokument selbst verwenden würde. Die Suche geht nach Bedeutung, stützt sich aber weiterhin auf den Wortschatz. Internes Fachvokabular, das im Text nirgends vorkommt, bringt das Dokument nicht nach oben.
"Sie hat meine Tabelle ignoriert." Tabellen und CSV-Dateien sind bewusst nicht durchsuchbar. Stellen Sie die Frage, die Sie wirklich beantwortet haben wollen ("wie hoch waren die Gesamtausgaben je Region"), statt ein Stichwort zu nennen, dann rechnet Asteria über die Datei. Siehe die zwei Arten von Dateien.
"Sie hat nur ein Dokument benutzt." Sagen Sie es: "Prüfe jedes Dokument in der Sammlung, nicht nur den nächstbesten Treffer." Für einen wirklich vollständigen Durchgang durch eine große Sammlung sagen Sie das ausdrücklich.
"Sie hat aus der falschen Sammlung geantwortet." Zwei Sammlungen mit ähnlichen Namen sind der übliche Grund. Benennen Sie eine um.