Wo Ihre Dateien landen
In der Werkstatt, auf Ihrem Rechner, in einer Sammlung oder direkt in Drive oder SharePoint.
Ein fertiges Dokument kann an vier Orte gehen. Zu wissen, welcher welcher ist, erspart Ihnen später das "wo habe ich das nur hingelegt".
In der Werkstatt
Die Voreinstellung. Es bleibt an seine Unterhaltung geknüpft, und Sie öffnen es über die Karte im Chat wieder.
Gut für Arbeit, die noch läuft. Schlecht als Ablage: Es ist nur über die Unterhaltung auffindbar, die es erzeugt hat, und es stirbt mit dieser Unterhaltung.
Auf Ihrem Rechner
Herunterladen in der Kopfzeile des Fensters. Die Formate hängen von der Art des Dokuments ab: Word, PDF oder Markdown für Dokumente, PowerPoint für Präsentationen, Excel für Arbeitsmappen, PNG, SVG oder .excalidraw für Diagramme.
Einmal heruntergeladen, sind die beiden Fassungen unabhängig. Spätere Änderungen in der Werkstatt erreichen Ihren Download nicht, und Ihre Bearbeitungen kommen nicht zurück.
In einer Sammlung
Bitten Sie Asteria, es abzulegen:
Speichern Sie das in die Sammlung Vorstandsunterlagen.
Jetzt ist es aus jeder Unterhaltung verfügbar, durchsuchbar und mit Kolleginnen und Kollegen teilbar. Das ist das richtige Zuhause für alles, was Sie wieder brauchen werden. Siehe Asteria ihre eigene Arbeit ablegen lassen.
In Google Drive oder SharePoint
Wenn die Sammlung, die Sie nennen, einen Drive- oder SharePoint-Ordner spiegelt, wird die Datei in diesen Ordner geschrieben und nicht nach Asteria Cloud. In der Sammlung erscheint sie bei der nächsten Synchronisierung.
Das ist meist das beste erreichbare Ergebnis. Das Arbeitsergebnis landet dort, wo Ihre Kolleginnen und Kollegen ohnehin nachsehen, unter den Freigaberegeln, der Aufbewahrung und der Nachvollziehbarkeit dieses Ordners, statt in einem Produkt, das sie vielleicht gar nicht nutzen.
Zwei Dinge sollten Sie wissen:
Ihr Konto muss verknüpft sein. Unter Profil und dann Verbindungen. Ist es das nicht, hält Asteria an und sagt es, statt die Datei stillschweigend woanders abzulegen.
Die Datei gehört in diesem System Ihnen, denn sie wurde mit Ihrem Konto erstellt. Wenn Sie die Organisation verlassen, geht sie mit Ihnen, es sei denn, der Ordner liegt auf einem geteilten Laufwerk. Zeigen Sie für alles, worauf das Team angewiesen ist, auf einen Ordner auf einem geteilten Laufwerk.
Native Google Docs, Sheets und Slides
Wo Ihre Organisation den Google-Konnektor aktiviert hat und Sie Ihr Konto verknüpft haben, landen Arbeitsergebnisse zunehmend als native Google-Dateien statt als Anhänge in einem Ordner.
Was das heute je nach Art bedeutet:
| Art | Wohin es geht |
|---|---|
| Dokument | Ein Google Doc, wenn Google aktiviert ist |
| Arbeitsmappe | Wird in der Werkstatt als Tabelle erstellt. Behalten Sie sie, und daraus wird ein lebendes Google Sheet, mit intakten Formeln |
| Präsentation | Wird direkt in Google Slides gebaut, auf der Markenvorlage Ihrer Organisation, sofern ein Administrator eine hinterlegt hat |
Die Zeile zur Arbeitsmappe lohnt zweimal gelesen zu werden: Erstellen und Behalten sind zwei verschiedene Schritte. In der Werkstatt bekommen Sie eine Tabelle zum Ansehen, und ein Sheet wird daraus, sobald Sie darum bitten, sie zu behalten.
Dafür brauchen Sie nichts weiter zu tun, als Ihr Konto unter Profil und dann Verbindungen zu verknüpfen. Ob der Google-Konnektor überhaupt aktiviert ist und ob Präsentationen eine Markenvorlage haben, auf der sie aufbauen, entscheidet Ihr Administrator.
Wenn ein Schreibvorgang über eine Verbindung aus einem Grund fehlschlägt, den ein Mensch beheben muss, hält Asteria an und sagt es Ihnen, statt stillschweigend auf einen Ersatzweg auszuweichen. So landet Ihre Datei nie am falschen Ort, während Sie glauben, sie sei am richtigen.