Auslöser
Was einen Workflow startet: eine Schaltfläche, eine Uhr, oder etwas, das anderswo passiert.
Jeder Workflow beginnt mit genau einem Auslöser, ganz oben im Editor. Die Schritte darunter können die Daten des Auslösers verwenden.
Manuell
Läuft nur, wenn jemand auf Workflow ausführen drückt. Sie können dem Durchlauf eine optionale Eingabe mitgeben, die den Schritten als {{run.input}} zur Verfügung steht.
Nutzen Sie das, während Sie bauen, und für Aufgaben, bei denen wirklich ein Mensch entscheiden soll, dass es so weit ist.
Nach Zeitplan
Eine feste Uhrzeit, in einer Zeitzone Ihrer Wahl. Vorlagen decken die üblichen Muster ab (stündlich, täglich, wochentags, wöchentlich, monatlich), und für alles andere gibt es eine benutzerdefinierte Option mit Cron.
Setzen Sie die Zeitzone bewusst. Ein täglicher Durchlauf um 9:00 bedeutet 9:00 dort, wo Sie es einstellen, nicht dort, wo der Leser sitzt. Ein Überblick für ein Team in drei Ländern braucht die Zeitzone der Menschen, die danach handeln.
Sie können geplanten Durchläufen eine feste Eingabe mitgeben und den Zeitplan abschalten, ohne den Workflow zu löschen.
Wenn etwas passiert
Statt auf die Uhr zu warten, kann ein Workflow laufen, wenn sich etwas ändert: eine E-Mail trifft ein, ein Kalendertermin verschiebt sich, eine Datei landet in einem Drive-Ordner, ein Dokument taucht in einer Ihrer Sammlungen auf.
Die genaue Liste wächst laufend. Schauen Sie also im Editor in die Auswahl Wann soll dieser Workflow laufen?, um zu sehen, was Ihnen heute zur Verfügung steht. Was jetzt folgt, ist das Verhalten, das für alle gilt, und das ist der Teil, den man einmal lernen sollte.
Der Auslöser reicht seine Daten an Ihre Schritte weiter
Was auch immer den Auslöser ausgelöst hat, steht jedem Schritt darunter als {{trigger.something}} zur Verfügung. Ein Kalender-Auslöser reicht Titel und Startzeit des Termins weiter, ein Drive-Auslöser den Namen und den Link der Datei, und so fort.
Tippen Sie / in ein beliebiges Schrittfeld, um zu sehen, was genau dieser Auslöser anbietet, und um es einzufügen, statt den Namen zu raten.
Manche Auslöser reichen einen Verweis weiter, nicht den Inhalt
Gut zu wissen, denn es verändert, wie Sie den ersten Schritt bauen.
Der Gmail-Auslöser ist das klarste Beispiel: er reicht nur die IDs der Nachricht weiter, nicht Betreff oder Text, denn Asteria Cloud behält keine Kopie Ihrer Mails. Ein Schritt, der die Nachricht lesen muss, holt sie sich in diesem Moment über das Gmail-Werkzeug.
Die praktische Folge: ein Schritt, der auf E-Mail reagiert, braucht das Gmail-Werkzeug. Der Auslöser allein wird ihm den Inhalt nicht übergeben haben. Wenn ein Schritt leer zurückkommt, prüfen Sie das zuerst.
Einen Ordner oder eine Sammlung beobachten
Zwei Dinge überraschen viele.
Drive-Auslöser beobachten nur den direkten Inhalt. Eine Datei, die in einem Unterordner des genannten Ordners landet, löst nicht aus. Richten Sie ihn auf den Ordner, in dem die Dinge tatsächlich ankommen.
Eine Sammlung ist meist geteilt. Ein Auslöser darauf reagiert also auch auf das, was Kolleginnen, Kollegen und Agenten dort ablegen, nicht nur auf Ihre eigenen Uploads. Normalerweise ist das genau der Sinn der Sache, denn so verarbeiten Sie einen gemeinsamen Stapel eingehender Dokumente. Es heißt aber auch: eine viel genutzte Sammlung kann sehr viele Durchläufe starten.
Wenn sich ein Auslöser nicht einschalten lässt
Ereignis-Auslöser brauchen eine funktionierende Verbindung, und der Editor sagt Ihnen, welches Teil fehlt, statt still zu scheitern. Die Meldungen fallen in drei Gruppen:
Das können Sie selbst beheben. Alles, was Sie auffordert, Ihr Konto zu verbinden oder neu zu verbinden: gehen Sie zu Profil und dann Verbindungen. Ein Auslöser, der funktioniert hat und jetzt als getrennt gemeldet wird, hat fast immer eine abgelaufene oder zurückgezogene Berechtigung.
Das muss ein Administrator beheben. Alles, was die eigene Anwendung Ihrer Organisation oder deren Einrichtung erwähnt. So etwas können Sie sich nicht selbst erteilen. Schicken Sie Ihrem Administrator daher die Meldung, die Sie sehen.
Das Abonnieren ist fehlgeschlagen. Schalten Sie den Auslöser aus und wieder ein, und wenn es bestehen bleibt, fragen Sie Ihren Administrator.
Jeder Ereignis-Auslöser zeigt, wann er Zuletzt geprüft wurde. Das ist der schnellste Weg, einen lebendigen Auslöser von einem zu unterscheiden, der still zu horchen aufgehört hat. Ein Blick darauf lohnt sich, wenn ein Workflow „schon länger nicht mehr gelaufen“ ist.