Workflows
Eine Aufgabe, die von allein läuft, in fester Reihenfolge, ohne dass jemand zusieht.
Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die ohne Sie läuft: nach einem Zeitplan, wenn etwas passiert, oder wenn Sie auf eine Schaltfläche drücken.
Der Unterschied zu einem Agenten
Mit einem Agenten sprechen Sie. Ein Workflow ist etwas, das einfach geschieht.
| Agent | Workflow | |
|---|---|---|
| Sie sind | im Gespräch dabei | nicht dabei |
| Reihenfolge der Arbeit | er entscheidet sie | Sie entscheiden sie, im Voraus |
| Gut für | offene Anfragen | dieselbe Aufgabe, auf dieselbe Weise, jedes Mal |
| Ergebnis | eine Antwort an Sie | Dateien, E-Mails, eine veröffentlichte Zusammenfassung |
Auch ein Agent kann einen Zeitplan bekommen, und bei einer Aufgabe mit nur einem Schritt („jeden Morgen die Tickets von gestern zusammenfassen“) ist das einfacher. Nehmen Sie dann lieber diesen Weg.
Greifen Sie zum Workflow, wenn die Aufgabe mehrere Schritte in fester Reihenfolge hat. Besonders dann, wenn zwischendurch ein Mensch etwas freigeben muss oder ein Schritt nur unter bestimmten Bedingungen laufen soll.
Woraus er besteht
Ein Auslöser, der bestimmt, wann er startet. Jeder Workflow hat genau einen. Siehe Auslöser.
Schritte, in Reihenfolge, in vier Arten. Siehe Schritte.
| Schritt | Tut Folgendes |
|---|---|
| Agent | Führt einen Agenten mit Anweisungen und Werkzeugen aus |
| Freigabe | Pausiert, bis eine Person freigibt oder ablehnt |
| Bedingung | Verzweigt oder überspringt Schritte anhand einer Prüfung |
| Aktion | Erledigt eine bestimmte Sache: senden, speichern, schreiben |
Schritte reichen Ergebnisse weiter. Schritt 3 kann verwenden, was Schritt 1 erzeugt hat.
Ein Beispiel in Form gebracht
Ein wöchentlicher Wettbewerbsüberblick:
- Agent: im Web suchen, was unsere drei Wettbewerber diese Woche veröffentlicht haben, und das zusammenfassen.
- Bedingung: gibt es überhaupt etwas Berichtenswertes? Wenn nicht, bis zum Ende springen.
- Agent: das Ganze in unserem Hausformat ausformulieren.
- Freigabe: pausieren, damit ein Mensch es liest, bevor es hinausgeht.
- Aktion: per E-Mail an den Marketing-Verteiler schicken.
Das ist ein Workflow, weil die Reihenfolge feststeht, weil zwischendurch eine Person abzeichnen muss und weil er in einer ruhigen Woche lieber gar nichts tun soll, statt eine leere E-Mail zu verschicken.
Bevor Sie einen bauen
Ein Workflow läuft, ohne dass jemand da ist, den man fragen könnte. Schritte, die im Chat innehalten und bei Ihnen nachfragen würden, halten hier nicht inne: sie machen weiter und nutzen dabei die verbundenen Konten der Person, die den Zeitplan eingerichtet hat.
Wenn ein Workflow E-Mails senden kann, dann sendet er E-Mails, in Ihrem Namen, montags um 9 Uhr, auf Grundlage von allem, was die vorherigen Schritte hervorgebracht haben. Nutzen Sie einen Freigabe-Schritt für alles, was Sie vorher sehen möchten.
Ebenfalls gut zu wissen, bevor Sie Zeit investieren:
- Workflows können für Ihre gesamte Organisation abgeschaltet sein. Wenn Sie „Workflows sind für deine Organisation nicht aktiviert“ sehen, fragen Sie Ihren Administrator.
- Einen Workflow als Bearbeiter zu teilen, wiegt schwerer als anderswo. Ein geplanter Durchlauf nutzt Ihre verbundenen Konten. Ein Schritt, den ein anderer Bearbeiter später hinzufügt, kann also in Ihrem Namen Mails senden oder Dateien ändern, ohne zu fragen. Siehe Ihre Arbeit teilen.
Einen bauen
Workflows in der linken Leiste des Agenten-Bereichs, dann Neuer Workflow.
Sie können auch in normaler Sprache beschreiben, was Sie möchten, und sich einen Entwurf erzeugen lassen. Nichts wird gespeichert, bis Sie speichern, und der Entwurf sagt Ihnen, welche Teile Ihrer Anfrage er nicht aufnehmen konnte. Das lohnt sich zu lesen, statt es zu überspringen.
Oder fragen Sie einfach im Chat. Beschreiben Sie den Workflow, den Sie möchten („Recherchiere jeden Montag, was unsere Wettbewerber angekündigt haben, und schick mir eine Zusammenfassung per E-Mail“), und Asteria entwirft ihn für Sie. Sie sehen eine Karte mit dem Auslöser, den Schritten der Reihe nach und den Teilen Ihrer Anfrage, die er nicht verdrahten konnte, und nichts wird erstellt, bevor Sie diese Karte bestätigen. Der Workflow, den Sie bekommen, ist ein ganz normaler: Öffnen Sie ihn danach im Editor, um die offenen Teile fertigzustellen.
So oder so bekommen Sie einen Editor: oben ein Auslöser, darunter die Schritte, und Speichern, wenn Sie fertig sind.
Weiter
- Auslöser: eine Schaltfläche, ein Zeitplan, oder eine Reaktion auf etwas, das anderswo passiert.
- Schritte: die vier Arten, und wie Sie Ergebnisse zwischen ihnen weiterreichen.
- Durchläufe: einem zusehen, einen Schritt freigeben, herausfinden, was schiefging.
- Tutorial: Ihr erster Workflow.