Compartir tu trabajo
Quién puede ver una colección, un agente, una habilidad o un flujo de trabajo, y la única decisión de compartir que no puedes deshacer.
Las colecciones, los agentes, las habilidades y los flujos de trabajo comparten el mismo diálogo y las mismas reglas. Apréndelo una vez.
Compartir una conversación es otra cosa, con otro diálogo. Consulta Compartir una conversación.
Ábrelo desde el menú del elemento: Compartir.
Las dos mitades del diálogo
Personas con acceso es la lista concreta: individuos a los que has nombrado. Añade a alguien escribiendo su correo y eligiendo un rol.
Acceso general es el ajuste global de debajo, y tiene tres estados:
| Ajuste | Significa |
|---|---|
| Privado | Solo tú, más quien esté en la lista de arriba |
| Restringido | Solo las personas con acceso pueden abrirlo |
| Organización | Todos en tu organización pueden verlo |
Roles
Lector puede usar la cosa. Para una colección, eso significa buscar en ella y obtener respuestas. Para un agente, hablar con él.
Editor además puede cambiarla. Para una colección, añadir y quitar documentos. Para un agente, reescribir sus instrucciones y cambiar qué colecciones usa.
Propietario eres tú, salvo que la propiedad se haya transferido. Solo el propietario puede eliminarla o traspasarla.
Haz a alguien Editor de un flujo de trabajo con cuidado. Una ejecución programada usa las cuentas conectadas de quien montó la programación, así que un paso que otro editor añada más tarde puede enviar correo o editar archivos como tú, sin preguntarte antes. La aplicación te avisa de esto en el momento de compartir, y merece tomárselo en serio.
Compartir con un proyecto
La pestaña Proyectos comparte con todo un equipo de proyecto en lugar de con individuos concretos. Todos los del proyecto obtienen acceso, incluidas las personas que se incorporen después.
Esto no se puede deshacer. Una vez compartido con un proyecto, ese acceso no se puede revocar. La única forma de quitarlo es eliminar el elemento entero.
Es un diseño deliberado: las cosas de las que depende un equipo no deberían desaparecer sin más porque una persona cambió de idea. Pero sí significa que compartir con un proyecto es un compromiso. Si no lo tienes claro, comparte antes con personas concretas.
Compartir un agente que usa colecciones
Si compartes un agente cuyas colecciones los destinatarios no pueden ver, el agente no les funcionará bien: intentará buscar en documentos a los que no tienen acceso.
Asteria lo detecta y te ofrece compartir también las colecciones. Acepta la oferta, o el agente parecerá roto para todos a quienes se lo diste.
Volver a hacer algo privado
Pon el Acceso general de nuevo en Privado. Se te pide confirmación, porque revoca el acceso de todos los que lo tienen ahora mismo y ya no podrán usarlo.
A las personas concretas se las quita una a una con Eliminar acceso. Las comparticiones con proyecto, como se ha dicho arriba, no se pueden quitar.
Traspasar algo
Transferir propiedad convierte a otra persona en propietaria. Tú conservas tu nivel de acceso actual pero pierdes la capacidad de eliminarlo o de volver a transferirlo. Tienes que escribir el nombre del elemento para confirmar, y no se puede deshacer.
Hazlo antes de dejar un equipo, o cuando la persona que de verdad mantiene algo no es quien lo creó al principio. Un elemento cuyo propietario se ha ido de la organización es mucho más incómodo de gestionar después.
También puedes hacer propietario a un proyecto, que suele ser la mejor respuesta para cualquier cosa de la que dependa un equipo: lo gestionan los administradores del proyecto y no se va con ninguna persona en concreto.
Quién hizo qué
El Registro de actividad del diálogo muestra el historial: quién compartió con quién, a quién le cambió el rol, cuándo se movió la propiedad. Útil cuando algo es visible para alguien y nadie recuerda haberlo organizado.