Disparadores
Lo que arranca un flujo de trabajo: un botón, un reloj o algo que pasa en otro sitio.
Todos los flujos de trabajo empiezan con exactamente un disparador, arriba del todo en el editor. Los pasos que hay debajo pueden usar los datos del disparador.
Manualmente
Se ejecuta solo cuando alguien pulsa Ejecutar flujo de trabajo. Puedes darle a la ejecución una entrada opcional, disponible para los pasos como {{run.input}}.
Usa esto mientras construyes, y para trabajos que de verdad necesitan que una persona decida que ha llegado el momento.
Según una programación
Una hora fija, en una zona horaria que eliges tú. Los preajustes cubren las formas habituales (cada hora, cada día, días laborables, semanal, mensual) y hay una opción personalizada con cron para todo lo demás.
Fija la zona horaria a conciencia. Una ejecución diaria a las 9:00 significa las 9:00 donde tú lo pongas, no donde esté el lector. Un resumen para un equipo repartido en tres países quiere la zona horaria de la gente que actúa sobre él.
Puedes darle a las ejecuciones programadas una entrada fija, y apagar la programación sin eliminar el flujo de trabajo.
Cuando pasa algo
En lugar de esperar a un reloj, un flujo de trabajo puede ejecutarse cuando algo cambia: llega un correo, se mueve un evento de calendario, aterriza un archivo en una carpeta de Drive, aparece un documento en una de tus colecciones.
La lista exacta va creciendo, así que mira el selector ¿Cuándo debe ejecutarse este flujo? en el editor para ver lo que tienes disponible hoy. Lo que sigue es cómo se comportan todos, que es la parte que merece aprenderse una vez.
El disparador entrega sus datos a tus pasos
Lo que haya disparado el disparador está disponible para todos los pasos de debajo, como {{trigger.algo}}. Un disparador de calendario pasa el título del evento y su hora de inicio, uno de Drive pasa el nombre del archivo y su enlace, y así con el resto.
Escribe / en cualquier campo de un paso para ver qué ofrece este disparador concreto e insertarlo, en lugar de adivinar el nombre.
Algunos disparadores pasan un puntero, no el contenido
Conviene saberlo porque cambia cómo construyes el primer paso.
El disparador de Gmail es el ejemplo más claro: pasa solo los identificadores del mensaje, no el asunto ni el cuerpo, porque Asteria Cloud no guarda una copia de tu correo. Un paso que necesite leer el mensaje lo hace con la herramienta de Gmail, en ese momento.
La consecuencia práctica: un paso que reacciona a un correo necesita la herramienta de Gmail adjunta. El disparador por sí solo no le habrá entregado el contenido. Si un paso vuelve vacío, esto es lo primero que hay que mirar.
Vigilar una carpeta o una colección
Dos cosas pillan a la gente.
Los disparadores de Drive vigilan solo el contenido directo. Un archivo añadido a una subcarpeta de la que has nombrado no lo activa. Apúntalo a la carpeta donde las cosas aterrizan de verdad.
Una colección normalmente es compartida, así que un disparador sobre una se activa con lo que ponen tus compañeros y los agentes, no solo con tus propias subidas. Eso suele ser justo la gracia, porque es como procesas un montón compartido de documentos entrantes. Sí implica que una colección con mucho movimiento puede arrancar muchas ejecuciones.
Cuando un disparador no se enciende
Los disparadores de evento necesitan una conexión que funcione, y el editor dice qué pieza falta en lugar de fallar en silencio. Los mensajes caen en tres grupos:
Puedes arreglarlo tú. Cualquier cosa que te diga que conectes o vuelvas a conectar tu cuenta: ve a Perfil y luego Conexiones. Un disparador que funcionaba y ahora dice que está desconectado casi siempre es un permiso caducado o retirado.
Lo tiene que arreglar un administrador. Cualquier cosa que mencione la aplicación propia de tu organización o su configuración. Eso no te lo puedes conceder tú, así que mándale a tu administrador el mensaje que estás viendo.
No se pudo suscribir. Apaga y enciende el disparador y, si persiste, pregunta a tu administrador.
Todos los disparadores de evento muestran su Última comprobación. Es la forma más rápida de distinguir un disparador vivo de uno que ha dejado de escuchar en silencio, y merece un vistazo cuando un flujo de trabajo "lleva un tiempo sin ejecutarse".