Flujos de trabajo
Un trabajo que se ejecuta solo, en un orden fijo, sin nadie mirando.
Un flujo de trabajo es una secuencia de pasos que se ejecuta sin ti: con una programación, cuando pasa algo, o cuando pulsas un botón.
En qué se diferencia de un agente
Un agente es alguien con quien hablas. Un flujo de trabajo es algo que ocurre.
| Agente | Flujo de trabajo | |
|---|---|---|
| Tú estás | en la conversación | ausente |
| El orden del trabajo | lo decide él | lo decides tú, de antemano |
| Bueno para | peticiones abiertas | el mismo trabajo, igual, siempre |
| Resultado | una respuesta para ti | archivos, correos, un resumen publicado |
A un agente se le puede dar una programación y, para un trabajo de un solo paso ("resume los tickets de ayer cada mañana"), eso es más sencillo y deberías hacer eso.
Recurre a un flujo de trabajo cuando el trabajo tenga varios pasos en un orden fijo, sobre todo si una persona tiene que aprobar algo por el camino, o si un paso solo debería ocurrir bajo ciertas condiciones.
De qué se compone
Un disparador, que decide cuándo empieza. Todos los flujos tienen exactamente uno. Consulta Disparadores.
Pasos, en orden, de cuatro tipos. Consulta Pasos.
| Paso | Hace |
|---|---|
| Agente | Ejecuta un agente con instrucciones y herramientas |
| Aprobación | Pausa hasta que una persona apruebe o rechace |
| Condición | Ramifica u omite pasos según una comprobación |
| Acción | Hace una cosa concreta: envía, guarda, escribe |
Los pasos se pasan resultados. El paso 3 puede usar lo que produjo el paso 1.
Una forma trabajada
Un resumen semanal de la competencia:
- Agente: busca en la web lo que han publicado nuestros tres competidores esta semana y resúmelo.
- Condición: ¿ha encontrado algo que merezca reportarse? Si no, salta al final.
- Agente: redáctalo con nuestro formato de casa.
- Aprobación: pausa para que una persona lo lea antes de que salga.
- Acción: envíalo por correo a la lista de marketing.
Eso es un flujo de trabajo porque el orden es fijo, una persona tiene que dar el visto bueno por el camino y, en una semana floja, debería no hacer nada en silencio en lugar de mandar un correo vacío.
Antes de construir uno
Un flujo de trabajo se ejecuta sin nadie a quien preguntar. Los pasos que en un chat se detendrían a consultarte aquí no se detienen: siguen adelante, usando las cuentas conectadas de quien montó la programación.
Si un flujo de trabajo puede enviar correo, enviará correo, como tú, a las 9 de la mañana de un lunes, a partir de lo que hayan producido los pasos anteriores. Usa un paso de Aprobación para cualquier cosa que quisieras ver antes.
También conviene saber esto antes de invertir tiempo:
- Los flujos de trabajo pueden estar apagados para toda tu organización. Si ves "Los flujos de trabajo no están habilitados para tu organización", pregunta a tu administrador.
- Compartir un flujo de trabajo como Editor es más serio que en otros sitios. Una ejecución programada usa tus cuentas conectadas, así que un paso que otro editor añada más tarde puede enviar correo o editar archivos como tú, sin preguntar. Consulta Compartir tu trabajo.
Construir uno
Flujos de trabajo en la columna izquierda del área de Agentes y luego Nuevo flujo de trabajo.
También puedes describir lo que quieres en lenguaje llano y que te generen un borrador. No se guarda nada hasta que lo guardas tú, y el borrador te dice qué partes de tu petición no ha podido incluir, que merece leerse en vez de saltárselo.
O simplemente pídelo en un chat. Describe el flujo de trabajo que quieres («cada lunes, investiga lo que han anunciado nuestros competidores y mándame un resumen por correo») y Asteria redacta el borrador. Verás una tarjeta con el disparador, los pasos en orden y las partes de tu petición que no ha podido conectar, y no se crea nada hasta que apruebas esa tarjeta. El flujo de trabajo que obtienes es uno normal: ábrelo después en el editor para rematar lo que te ha dejado pendiente.
En cualquiera de los dos casos obtienes un editor: un disparador arriba, los pasos debajo y Guardar cuando termines.
Siguiente
- Disparadores: un botón, una programación o reaccionar a algo que pasa en otro sitio.
- Pasos: los cuatro tipos y cómo pasar resultados entre ellos.
- Ejecuciones: verla en marcha, aprobar un paso, averiguar qué salió mal.
- Tutorial: tu primer flujo de trabajo.