Utilisateurs
Les invitations, les rôles, les places, et la différence entre désactiver et supprimer.
Utilisateurs dans la console. Tout le monde dans l'organisation, avec son rôle, son statut, sa dernière activité et sa date d'inscription.
Les rôles
Trois, et celui du milieu est la seule décision.
| Rôle | Peut |
|---|---|
| Propriétaire | Tout, y compris ce que personne d'autre ne peut annuler |
| Administrateur | Gérer les utilisateurs et configurer les paramètres de l'organisation |
| Utilisateur | Accéder normalement à l'application |
Les administrateurs peuvent faire à peu près tout ce que décrit ce guide. Donnez ce rôle aux gens qui doivent pouvoir changer quels modèles existent et qui fait partie de l'organisation, et pas à quelqu'un qui a seulement besoin de consulter les chiffres d'utilisation.
Changez un rôle depuis le menu de la ligne. Une confirmation vous est demandée, parce que l'effet est immédiat.
Inviter
Inviter un utilisateur, saisissez une adresse, choisissez un rôle, envoyez.
L'invitation est envoyée par e-mail, et vous recevez un lien. Les deux comptent :
Le lien d'invitation n'est affiché qu'une seule fois. Il expire au bout de 7 jours, et le renvoyer en génère un nouveau, ce qui invalide l'ancien.
Copiez-le avant de fermer la fenêtre s'il y a la moindre chance que l'e-mail n'arrive pas.
Si l'e-mail ne peut pas être envoyé, on vous le dit explicitement, avec le lien à transmettre vous-même. Ce cas mérite d'être pris au sérieux la première fois que vous le voyez : il signifie en général que la remise des e-mails est mal configurée pour votre domaine, et que toutes les réinitialisations de mot de passe échouent de la même façon, en silence, pour des gens qui ne peuvent pas vous joindre.
Invitations en attente liste ce qui est en cours, avec la date d'expiration. Renvoyez ou annulez depuis là. Annuler casse le lien immédiatement.
Les places
Votre offre a une limite de places, affichée sous la forme « 4 sur 10 places utilisées ». À la limite, vous ne pouvez plus inviter, et la solution est de monter d'offre ou de libérer une place.
Libérer une place veut dire désactiver quelqu'un, ce qui nous amène à la distinction qu'il vaut mieux avoir en tête.
Désactivez, ne supprimez pas
Désactiver met un utilisateur hors circuit. Il ne peut plus se connecter, sa place est libérée, et tout ce qu'il a créé reste en place : les collections, les agents, les espaces de travail partagés, le workflow qui tourne tous les lundis matin. Le réactiver lui rend l'accès.
Supprimer retire définitivement la personne et toutes ses données : conversations, collections, tout. C'est irréversible.
Pour quelqu'un qui quitte l'entreprise, désactivez. Presque toujours.
Supprimer emporte ses collections et ses agents avec lui, et si un agent partagé pointait vers une collection dont il était propriétaire, cet agent cesse de fonctionner pour tous les autres. La console vous avertit, mais la conséquence tombe sur des collègues qui n'étaient pas dans la pièce.
Avant de supprimer quelqu'un, vérifiez s'il possède quelque chose dont l'équipe dépend, et transférez-le d'abord. Voir Partager votre travail, et préférez faire d'un projet le propriétaire de tout ce dont une équipe dépend, pour que la question cesse de se poser.
Supprimer est le bon geste pour une invitation envoyée par erreur, un compte de test, ou une véritable demande d'effacement.
Ce que vous ne pouvez pas faire ici
Changer l'adresse e-mail de quelqu'un : c'est son identité. Lire ses conversations. Vous connecter à sa place.