Partager votre travail
Qui peut voir une collection, un agent, une compétence ou un workflow, et la seule décision de partage sur laquelle vous ne pouvez pas revenir.
Les collections, les agents, les compétences et les workflows utilisent tous la même fenêtre et les mêmes règles. Apprenez-la une fois.
Partager une conversation est autre chose, avec une autre fenêtre. Voir Partager une conversation.
Ouvrez-la depuis le menu de l'élément : Partager.
Les deux moitiés de la fenêtre
Personnes ayant accès est la liste nominative : les personnes que vous avez désignées. Ajoutez quelqu'un en saisissant son adresse e-mail et en choisissant un rôle.
Accès général est le réglage global juste en dessous, et il a trois états :
| Réglage | Signification |
|---|---|
| Privé | Vous seul, plus les personnes de la liste ci-dessus |
| Restreint | Seules les personnes ayant accès peuvent l'ouvrir |
| Organisation | Tout le monde dans votre organisation peut le consulter |
Les rôles
Lecteur peut utiliser l'élément. Pour une collection, cela veut dire y faire des recherches et en obtenir des réponses. Pour un agent, lui parler.
Éditeur peut en plus le modifier. Pour une collection, ajouter et retirer des documents. Pour un agent, réécrire ses instructions et changer les collections qu'il utilise.
Propriétaire, c'est vous, sauf si la propriété a été transférée. Seul le propriétaire peut supprimer l'élément ou le transmettre.
Réfléchissez avant de nommer quelqu'un Éditeur sur un workflow. Une exécution planifiée utilise les comptes connectés de la personne qui a créé la planification : une étape ajoutée plus tard par un autre éditeur peut donc envoyer des e-mails ou modifier des fichiers en votre nom, sans vous demander votre avis. L'application vous en avertit au moment du partage, et cela mérite d'être pris au sérieux.
Partager avec un projet
L'onglet Projets partage avec toute une équipe projet plutôt qu'avec des personnes nommées. Tout le monde dans le projet obtient l'accès, y compris ceux qui le rejoindront plus tard.
Cela ne peut pas être annulé. Une fois qu'un élément est partagé avec un projet, cet accès ne peut plus être retiré. La seule façon de le supprimer est de supprimer l'élément lui-même.
C'est un choix de conception délibéré : ce dont une équipe dépend ne doit pas disparaître en silence parce qu'une personne a changé d'avis. Mais cela veut dire qu'un partage avec un projet est un engagement. En cas de doute, partagez d'abord avec des personnes nommées.
Partager un agent qui utilise des collections
Si vous partagez un agent dont les destinataires ne voient pas les collections, l'agent ne fonctionnera pas correctement pour eux : il essaiera de chercher dans des documents auxquels ils n'ont pas accès.
Asteria le détecte et vous propose de partager aussi les collections. Acceptez, sinon l'agent aura l'air cassé pour toutes les personnes à qui vous l'avez donné.
Repasser quelque chose en privé
Remettez Accès général sur Privé. Une confirmation vous est demandée, car cela retire l'accès à tous ceux qui l'ont actuellement et ils ne pourront plus s'en servir.
Les personnes nommées se retirent une par une avec Retirer l'accès. Les partages avec un projet, comme indiqué plus haut, ne peuvent pas être retirés.
Passer la main
Transférer la propriété rend quelqu'un d'autre propriétaire. Vous conservez votre niveau d'accès actuel mais vous perdez la possibilité de supprimer l'élément ou de le transférer à nouveau. Vous devez saisir le nom de l'élément pour confirmer, et c'est irréversible.
Faites-le avant de quitter une équipe, ou quand la personne qui entretient réellement quelque chose n'est pas celle qui l'a créé. Un élément dont le propriétaire a quitté l'organisation est bien plus pénible à gérer après coup.
Vous pouvez aussi rendre un projet propriétaire, ce qui est en général la meilleure réponse pour tout ce dont une équipe dépend : les administrateurs du projet le gèrent, et il ne part avec personne.
Qui a fait quoi
Le Journal d'activité de la fenêtre montre l'historique : qui a partagé avec qui, quel rôle a changé, quand la propriété a bougé. Utile quand quelque chose est visible par quelqu'un et que personne ne se souvient de l'avoir organisé.