Dossiers connectés

Plutôt que de charger les documents à la main, vous pouvez pointer une collection vers un dossier que vous tenez déjà dans Google Drive ou SharePoint. Asteria en fait une copie et la maintient à jour.

Quand c'est le bon choix

Quand le dossier est déjà l'endroit où votre équipe dépose les choses. Vos collègues continuent d'enregistrer leurs fichiers là où ils l'ont toujours fait, et la collection suit. Personne n'a besoin de se souvenir d'une deuxième étape de chargement, celle que tout le monde oublie.

Connecter un dossier

Il faut d'abord que votre compte soit relié, sous Profil puis Connexions. Si ce n'est pas le cas, Asteria vous le dira et vous y enverra.

Ensuite, sur la collection, choisissez Synchroniser depuis un dossier, collez le lien ou l'identifiant du dossier, et cliquez sur Aperçu. Vous obtenez le nombre de fichiers trouvés et leur taille totale, de quoi vérifier que vous avez le bon dossier avant de vous engager. Confirmez avec Synchroniser ce dossier et la première synchronisation démarre.

Vivre avec

L'en-tête affiche le nom du dossier, un badge Dossier synchronisé, et la date du dernier coup d'œil (« Vérifié il y a 51 minutes »). La vérification se fait périodiquement, toute seule. Synchroniser maintenant force une vérification si vous venez d'ajouter quelque chose et ne voulez pas attendre.

Les trois choses qui interrompent une synchronisation

« En pause, ce dossier a beaucoup grossi. » Vous avez approuvé un dossier de 40 fichiers et il en contient maintenant 4 000. Plus rien n'est ajouté tant que vous n'avez pas regardé. C'est un frein délibéré : un dossier qui grossit de deux ordres de grandeur, c'est en général quelqu'un qui réorganise un disque partagé, et tout avaler en silence coûterait de l'argent réel et remplirait votre stockage. Vérifiez que c'est bien ce que vous attendiez, puis Confirmer et reprendre.

« Synchronisation en pause, connexion perdue. » Votre compte relié a cessé de fonctionner, en général parce que le mot de passe a changé ou que l'autorisation a été retirée. Les documents déjà récupérés restent consultables. Reconnecter pour reprendre.

« Impossible de lire ce dossier. » En général, vous n'y avez pas accès, ou le lien pointe vers un fichier plutôt que vers un dossier.

Se déconnecter

Arrêter la synchronisation met fin à la copie, et les documents déjà récupérés sont conservés. La collection redevient une collection ordinaire, dans laquelle vous pouvez charger et supprimer.

Se déconnecter est donc sans danger : cela ne vide pas la collection.

Ce qu'Asteria écrit en retour

Si Asteria produit un livrable destiné à une collection connectée, elle l'écrit dans le dossier Drive ou SharePoint, pas dans Asteria Cloud, et il arrive dans la collection à la synchronisation suivante. Voyez Laisser Asteria classer son propre travail.