Ajouter des documents
Les formats, les limites, ce que veulent dire les messages d'avancement, et comment repérer un document qui n'est pas passé.
Ouvrez la collection et utilisez Choose Files puis Charger, ou faites glisser les fichiers directement sur la page.
Ce que vous pouvez ajouter
Les documents, qui sont indexés et deviennent consultables : PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), texte brut, Markdown et images.
Les fichiers de données, qui sont stockés et calculés plutôt que fouillés : CSV, Excel (.xlsx, .xls) et Parquet. Voyez l'explication des raisons pour lesquelles ces deux familles sont traitées différemment.
Jusqu'à 250 Mo par fichier et 1000 documents par collection. L'en-tête vous dit où vous en êtes : « Documents : 10 / 1000 ».
Suivre le traitement
Un document ne devient pas consultable à l'instant où il est chargé. Il passe par plusieurs étapes, et sa fiche vous dit laquelle est en cours :
| Message | Ce qui se passe |
|---|---|
| Traitement de la page 4/9 | Lecture du document, page après page |
| Traitement de la diapositive 3/12 | La même chose pour une présentation |
| Description des images (2/5) | Description des illustrations pour qu'on puisse les retrouver par leur contenu |
| Indexation (40/106) | Les passages deviennent consultables |
| Connexion des connaissances (8/20) | Asteria établit comment les sujets de ce document rejoignent le reste |
Puis un Prêt vert, et le document est en service. Un long PDF avec l'analyse visuelle activée peut prendre plusieurs minutes. Vous pouvez quitter la page : le traitement continue sans vous.
Lire la fiche d'un document
Chaque ligne affiche le nom du fichier, sa taille, le nombre de pages et le nombre de segments, c'est-à-dire le nombre de passages consultables en lesquels il a été découpé. Un PDF de 9 pages qui donne 106 segments, c'est normal et sain. Un long document qui n'a produit que très peu de segments signifie en général que le texte n'a pas pu être extrait, ce qui est le cas de figure de l'analyse visuelle.
Quand quelque chose se passe mal
Une icône Erreur rouge signifie que le traitement a échoué. Supprimez le document et chargez-le à nouveau. Si l'échec se reproduit, le fichier est probablement corrompu ou protégé par mot de passe.
« Traitement du document expiré » signifie que cela a pris trop de temps. En général un très gros document avec l'analyse visuelle activée. Essayez sans l'analyse visuelle, ou découpez-le.
« Embedding model not configured » ou « Required models not configured » n'est pas quelque chose que vous pouvez corriger. Votre administrateur n'a pas terminé la configuration de l'organisation. Envoyez-lui le message que vous voyez.
Les doublons
Asteria repère quand deux documents ont un contenu identique et ne stocke les octets qu'une fois, ce qui explique qu'une empreinte puisse afficher « 990,4 Ko sur 9 fichiers uniques » pour dix documents. Une note vous indique combien se recoupent.
Les deux entrées restent dans la liste, parce qu'il arrive vraiment qu'un même contenu arrive sous deux noms. Rien n'est cassé et le stockage ne vous est pas facturé deux fois. Faites le ménage si vous voulez, ou laissez comme ça.
La carte des connaissances
Sous les compteurs, vous verrez peut-être Carte des connaissances : 173 sujets cartographiés. À mesure que des documents arrivent, Asteria se construit une image des sujets de la collection et de leurs liens, ce qui l'aide à répondre aux questions qui traversent plusieurs documents au lieu de tenir dans un seul.
S'il est indiqué Carte des connaissances obsolète, cliquez sur Reconstruire. Cela prend quelques minutes et la collection reste utilisable pendant ce temps. S'il est indiqué que les cartes des connaissances ne sont pas configurées pour votre équipe, c'est un réglage d'administrateur.
Retirer des documents
Chaque ligne a un bouton de suppression. La suppression est immédiate et définitive, et libère le stockage.
Si la collection est un dossier connecté, elle est en lecture seule : vous ne pouvez ni charger ni supprimer ici, parce que c'est le dossier dans Drive ou SharePoint qui décide de son contenu. Faites la modification là-bas.