Créer une collection
Deux champs et une décision qui mérite trente secondes de réflexion.
Ouvrez Collections et cliquez sur Nouvelle collection
Collections se trouve dans la barre latérale de l'écran de conversation. Nouvelle collection est en haut de la liste.
Donnez-lui un nom que vous prononceriez à voix haute
Cela compte plus qu'il n'y paraît. Vous taperez ce nom dans vos messages pour indiquer à Asteria où chercher, alors faites-le court, distinctif et évident.
Bien : Contrats fournisseurs, Charte de marque, Dossiers du conseil 2024.
Mal : Docs, Trucs, Nouvelle collection (2), T3. Un nom que vous devriez aller vérifier est un nom que vous n'utiliserez pas, et deux collections aux noms presque identiques, c'est un tirage à pile ou face à chaque fois que vous en citez une.
Rédigez une description
Une ligne qui dit ce qu'il y a dedans et à quoi ça sert. Asteria la lit, donc elle est vraiment utile plutôt que décorative : « Contrats fournisseurs signés depuis 2021, avenants compris » lui en apprend plus que le nom tout seul.
Décidez pour l'analyse visuelle
Un seul interrupteur : Analyse visuelle des PDF et présentations. Voyez ci-dessous, puis cliquez sur Créer une collection.
L'analyse visuelle, et quand elle sert
Normalement, Asteria extrait le texte d'un PDF ou d'une présentation. C'est rapide, économique et adapté à la plupart des documents.
Activez l'analyse visuelle et Asteria regarde chaque page ou chaque diapositive comme une image, avec un modèle capable de voir. C'est plus lent et plus cher, et bien meilleur quand le sens est dans la mise en page plutôt que dans les mots :
- Les documents scannés et les photos de papier, qui n'ont aucun texte à extraire
- Les présentations dont tout l'intérêt est dans les graphiques
- Les états financiers et tout ce qui comporte des tableaux denses, où l'extraction classique mélange les colonnes
- Les documents avec des schémas, des plans ou des captures d'écran annotées
Laissez l'option désactivée pour de la prose ordinaire : contrats, rapports, articles, politiques internes, comptes rendus de réunion. Vous n'y gagnez rien et vous payez plus.
L'interrupteur ne concerne que les nouveaux chargements. Les documents déjà présents dans la collection gardent l'analyse avec laquelle ils ont été ajoutés. Si vous décidez à mi-parcours que l'analyse visuelle vous manquait, il faut supprimer les documents concernés et les charger à nouveau.
L'option est disponible à la création de la collection comme ensuite sur la collection elle-même, donc une collection mixte est possible : activez, chargez les scans, désactivez, chargez le reste.
Renommer et supprimer
Le menu à côté du nom de la collection propose Partager, Renommer et Supprimer.
Renommer est sans danger et prend effet immédiatement. Si vous avez écrit l'ancien nom dans les instructions d'un agent ou dans un workflow, mettez-les à jour : ils ne suivront pas le changement de nom.
Supprimer retire la collection et tous les documents qu'elle contient, définitivement, et libère le stockage. Si la collection est partagée, elle disparaît pour tout le monde.