Laisser Asteria classer son propre travail
Des livrables enregistrés dans une collection, révisés sur place, et gardés en un seul exemplaire plutôt qu'en trois.
Les collections ne sont pas seulement un endroit où poser des choses. Asteria peut aussi y en déposer.
Enregistrer un résultat dans une collection
Demandez-le, et le livrable est classé au lieu de rester dans la conversation :
Enregistre ce résumé dans la collection Dossiers du conseil.
Calcule les totaux par région et mets le tableur obtenu dans Budget 2024.
Le document apparaît dans la collection comme n'importe quel autre, et à partir de là il est disponible dans toutes les conversations, pour vous et pour toutes les personnes avec qui la collection est partagée.
Cela compte plus qu'il n'y paraît. L'alternative, c'est ce que tout le monde fait aujourd'hui : télécharger le fichier, le renommer, le charger ailleurs, et perdre le fil de laquelle des quatre copies est à jour.
Réviser quelque chose qui est déjà dans une collection
Asteria peut ouvrir un document qu'elle a écrit dans une collection, le modifier, et l'enregistrer sur le même document sous forme de nouvelle version.
Ouvre le résumé du T3 dans Dossiers du conseil et ajoute les chiffres d'octobre.
L'idée, c'est que vous vous retrouvez avec un document qui a été révisé, pas avec un second document appelé Résumé T3 (final v2). Toutes les personnes qui avaient le premier ont maintenant la version à jour.
Ce qu'elle ne fera pas
Asteria ne peut retirer que les documents qu'elle a ajoutés elle-même. Elle ne supprimera pas quelque chose que vous avez chargé.
Cette restriction est délibérée. Réviser un document conserve l'ancien contenu dans son historique, donc une erreur reste rattrapable. Supprimer détruit le seul exemplaire dont dispose la collection, et pour un fichier que vous avez chargé, peut-être le seul exemplaire qui existe. Si vous voulez que quelque chose disparaisse, supprimez-le vous-même.
Où le fichier atterrit vraiment
Si la collection est une collection ordinaire, le document y est enregistré directement.
Si la collection est un dossier connecté, le livrable est écrit dans le dossier Drive ou SharePoint à la place, et revient dans la collection à la synchronisation suivante. C'est en général ce que vous voulez : le fichier finit là où vos collègues le cherchent déjà, sous les règles de partage et de conservation de ce dossier, plutôt qu'à un endroit connu d'Asteria Cloud seule.
Si cette écriture ne peut pas aboutir, Asteria se rabat sur un enregistrement normal dans la collection plutôt que de perdre votre travail.
Un avertissement sur la propriété
Un document écrit dans un dossier Drive ou SharePoint connecté est créé avec votre compte connecté, il vous appartient donc dans ce système. Si vous quittez l'organisation, il part avec votre compte, à moins que le dossier ne soit sur un disque partagé.
Si cela a de l'importance pour le travail concerné, utilisez un dossier sur un disque partagé plutôt qu'un dossier de votre espace personnel, et demandez à votre administrateur si vous ne savez pas vers lequel des deux vous pointez.