Collections
Un tas de documents avec un nom, qu'Asteria peut fouiller, et la chose la plus utile à mettre en place dès votre première semaine.
Une collection est un ensemble de fichiers portant un nom, qu'Asteria peut utiliser dans n'importe quelle conversation, aussi longtemps que vous la gardez.
Pourquoi s'en donner la peine
Joindre des fichiers à une conversation fonctionne, et cela cesse de fonctionner dès que vous en avez plus d'une poignée ou que vous voulez les retrouver demain. Les pièces jointes appartiennent à une seule conversation. Une collection vous appartient, à vous.
La différence en pratique :
| Joindre à une conversation | Mettre dans une collection | |
|---|---|---|
| Disponible dans les autres conversations | Non | Oui |
| Nombre de fichiers raisonnable | Une poignée | Des centaines |
| Fichier le plus gros | 50 Mo | 250 Mo |
| Traitement d'un gros document | Lu de bout en bout, et il risque de ne pas tenir | Découpé, fouillé, et les passages pertinents sont cités |
| Partageable avec des collègues | Non | Oui |
La quatrième ligne est celle que l'on sous-estime le plus. Un PDF de 300 pages dans une collection donne de meilleures réponses que le même PDF joint à une conversation, parce qu'Asteria en extrait les passages qui concernent votre question et vous dit d'où ils viennent, au lieu d'essayer de tout garder en tête d'un coup.
Ce que l'on y met
Tout ce à quoi vous ou votre équipe revenez régulièrement. Le schéma qui marche, c'est une collection par corpus de connaissances, pas une par projet :
- Les contrats fournisseurs
- Tout ce que l'entreprise a publié sur le produit
- Les dossiers du conseil, trimestre par trimestre
- Votre charte de marque, votre ton de voix et vos campagnes passées
- La documentation que vous avez accumulée sur un marché
Deux types de fichiers, et ils ne se comportent pas pareil
Cela surprend, alors autant le savoir dès le premier jour.
Les documents (PDF, Word, PowerPoint, texte, images) sont lus, découpés en passages et indexés. Posez une question et Asteria retrouve les passages pertinents et les cite.
Les fichiers de données (CSV, Excel, Parquet) ne sont pas indexés et ne sont pas consultables par la recherche. Ils sont stockés, et quand vous posez une question à leur sujet, Asteria les charge et calcule la réponse.
C'est délibéré, ce n'est pas un manque. La réponse à une question sur un tableur est presque toujours un agrégat (« combien avons-nous dépensé au total », « quelle région a le plus progressé ») qu'aucun passage de texte ne contient. Chercher des fragments dans un tableur vous trouverait une ligne ; calculer dessus vous donne la réponse, et montre le raisonnement.
La conséquence pratique : ne comptez pas sur un mot-clé présent dans un tableur pour ressortir dans une recherche. Posez plutôt la question à laquelle vous voulez vraiment une réponse.
Où aller ensuite
Créer une collection
Deux champs et une décision qui mérite trente secondes de réflexion.
Ajouter des documents
Les formats, les limites, ce que veut dire « Prêt », et comment repérer un échec.
Interroger une collection
La seule règle qui décide si tout cela fonctionne : dites le nom.
Laisser Asteria classer son propre travail
Des livrables enregistrés dans une collection, révisés sur place, gardés en un seul exemplaire.
Dossiers connectés
Pointez une collection vers un dossier Google Drive ou SharePoint et laissez-la se tenir à jour toute seule.
Partager votre travail
Qui peut voir une collection, et la seule décision de partage sur laquelle vous ne pourrez pas revenir.