Déclencheurs
Ce qui démarre un workflow : un bouton, une horloge, ou quelque chose qui se produit ailleurs.
Chaque workflow commence par exactement un déclencheur, en haut de l'éditeur. Les étapes situées en dessous peuvent utiliser ses données.
Manuellement
Ne s'exécute que lorsque quelqu'un appuie sur Exécuter le workflow. Vous pouvez donner à l'exécution une entrée facultative, disponible pour les étapes sous la forme {{run.input}}.
Utilisez ce mode pendant que vous construisez, et pour les travaux qui exigent vraiment qu'une personne décide que le moment est venu.
Selon un horaire
Une heure fixe, dans un fuseau horaire que vous choisissez. Les préréglages couvrent les cas habituels (toutes les heures, tous les jours, en semaine, chaque semaine, chaque mois), et une option personnalisée utilise cron pour tout le reste.
Choisissez le fuseau horaire délibérément. Une exécution quotidienne à 9h00 signifie 9h00 là où vous l'avez réglée, pas là où se trouve le lecteur. Une synthèse destinée à une équipe répartie sur trois pays doit suivre le fuseau des personnes qui agissent dessus.
Vous pouvez donner une entrée fixe aux exécutions planifiées, et désactiver la planification sans supprimer le workflow.
Quand quelque chose se produit
Plutôt que d'attendre une horloge, un workflow peut s'exécuter quand quelque chose change : un e-mail arrive, un événement d'agenda est déplacé, un fichier atterrit dans un dossier Drive, un document apparaît dans l'une de vos collections.
La liste exacte s'étoffe, alors regardez le sélecteur Quand ce workflow doit-il s'exécuter ? dans l'éditeur pour voir ce qui est disponible pour vous aujourd'hui. Ce qui suit décrit comment ils se comportent tous, et c'est la partie qui vaut la peine d'être apprise une bonne fois.
Le déclencheur transmet ses données à vos étapes
Ce qui a déclenché le workflow est disponible pour toutes les étapes en dessous, sous la forme {{trigger.something}}. Un déclencheur d'agenda transmet le titre de l'événement et son heure de début, un déclencheur Drive transmet le nom du fichier et son lien, et ainsi de suite.
Tapez / dans n'importe quel champ d'étape pour voir ce que ce déclencheur précis propose et l'insérer, plutôt que de deviner le nom.
Certains déclencheurs transmettent un pointeur, pas le contenu
À savoir, parce que cela change la façon de construire la première étape.
Le déclencheur Gmail en est l'exemple le plus net : il ne transmet que les identifiants des messages, pas l'objet ni le corps, parce qu'Asteria Cloud ne conserve pas de copie de votre courrier. Une étape qui doit lire le message le fait via l'outil Gmail, à ce moment-là.
Conséquence pratique : une étape qui réagit à un e-mail a besoin de l'outil Gmail. Le déclencheur seul ne lui aura pas transmis le contenu. Si une étape revient vide, c'est la première chose à vérifier.
Surveiller un dossier ou une collection
Deux choses prennent les gens au dépourvu.
Les déclencheurs Drive surveillent uniquement le contenu direct. Un fichier ajouté dans un sous-dossier de celui que vous avez indiqué ne les déclenche pas. Pointez-les vers le dossier où les fichiers arrivent réellement.
Une collection est en général partagée, donc un déclencheur posé dessus s'active sur ce qu'y déposent vos collègues et les agents, pas seulement sur vos propres envois. C'est normalement le but recherché, puisque c'est ainsi qu'on traite une pile de documents entrants partagée. Cela signifie aussi qu'une collection très active peut lancer beaucoup d'exécutions.
Quand un déclencheur refuse de s'activer
Les déclencheurs d'événement ont besoin d'une connexion qui fonctionne, et l'éditeur vous dit quelle pièce manque plutôt que d'échouer en silence. Les messages se rangent en trois groupes :
Vous pouvez le régler vous-même. Tout ce qui vous demande de connecter ou de reconnecter votre compte : allez dans Profil puis Connexions. Un déclencheur qui fonctionnait et qui affiche maintenant qu'il est déconnecté correspond presque toujours à une autorisation expirée ou retirée.
Un administrateur doit le régler. Tout ce qui mentionne l'application propre à votre organisation ou sa configuration. Ce ne sont pas des choses que vous pouvez vous accorder vous-même : transmettez donc à votre administrateur le message que vous voyez.
L'abonnement a échoué. Désactivez puis réactivez le déclencheur, et si cela persiste, demandez à votre administrateur.
Chaque déclencheur d'événement indique sa Dernière vérification. C'est le moyen le plus rapide de distinguer un déclencheur bien vivant d'un déclencheur qui a discrètement cessé d'écouter, et cela vaut un coup d'œil quand un workflow « ne s'est pas exécuté depuis un moment ».