Workflows
Un travail qui s'exécute tout seul, dans un ordre fixe, sans personne pour le surveiller.
Un workflow est une suite d'étapes qui s'exécute sans vous : à heure fixe, quand quelque chose se produit, ou quand vous appuyez sur un bouton.
Ce qui le distingue d'un agent
Un agent, c'est quelqu'un à qui vous parlez. Un workflow, c'est quelque chose qui se produit.
| Agent | Workflow | |
|---|---|---|
| Vous êtes | dans la conversation | absent |
| Ordre du travail | il le décide | vous le décidez, à l'avance |
| Bon pour | les demandes ouvertes | le même travail, de la même façon, à chaque fois |
| Résultat | une réponse pour vous | des fichiers, des e-mails, une synthèse publiée |
On peut donner un horaire à un agent, et pour un travail en une seule étape (« résumer les tickets d'hier chaque matin ») c'est plus simple, et c'est ce qu'il faut faire.
Passez au workflow quand le travail comporte plusieurs étapes dans un ordre fixe, surtout si quelqu'un doit approuver quelque chose au milieu, ou si une étape ne doit se produire que sous certaines conditions.
De quoi il est fait
Un déclencheur, qui décide du moment où il démarre. Chaque workflow en a exactement un. Voir Déclencheurs.
Des étapes, dans l'ordre, de quatre sortes. Voir Étapes.
| Étape | Rôle |
|---|---|
| Agent | Exécute un agent avec des instructions et des outils |
| Approbation | Met en pause jusqu'à ce qu'une personne approuve ou rejette |
| Condition | Branche ou ignore des étapes selon un test |
| Action | Effectue une chose précise : envoyer, enregistrer, écrire |
Les étapes se transmettent leurs résultats. L'étape 3 peut utiliser ce que l'étape 1 a produit.
Un exemple concret
Une synthèse hebdomadaire sur les concurrents :
- Agent : chercher sur le web ce que nos trois concurrents ont publié cette semaine et le résumer.
- Condition : a-t-il trouvé quelque chose qui mérite un rapport ? Sinon, aller directement à la fin.
- Agent : le rédiger dans notre format maison.
- Approbation : mettre en pause pour qu'un humain le lise avant l'envoi.
- Action : l'envoyer par e-mail à la liste marketing.
C'est un workflow parce que l'ordre est fixe, qu'une personne doit valider au milieu, et qu'il doit rester silencieux les semaines creuses plutôt que d'envoyer un e-mail vide.
Avant d'en construire un
Un workflow s'exécute sans personne à qui demander. Les étapes qui, dans une conversation, s'arrêteraient pour vous consulter ne s'arrêtent pas ici : elles continuent, en utilisant les comptes connectés de la personne qui a mis en place la planification.
Si un workflow peut envoyer un e-mail, il enverra un e-mail, en votre nom, à 9h le lundi, à partir de ce que les étapes précédentes ont produit. Utilisez une étape Approbation pour tout ce que vous voudriez voir d'abord.
À savoir également avant d'y consacrer du temps :
- Les workflows peuvent être désactivés pour toute votre organisation. Si vous voyez « Les workflows ne sont pas activés pour votre organisation », contactez votre administrateur.
- Partager un workflow en tant qu'éditeur engage plus qu'ailleurs. Une exécution planifiée utilise vos comptes connectés : une étape ajoutée plus tard par un autre éditeur peut donc envoyer du courrier ou modifier des fichiers en votre nom, sans rien demander. Voir Partager votre travail.
En construire un
Workflows dans la barre latérale gauche de la section Agents, puis Nouveau workflow.
Vous pouvez aussi décrire ce que vous voulez en langage courant et faire générer un brouillon. Rien n'est enregistré tant que vous n'enregistrez pas, et le brouillon vous indique les parties de votre demande qu'il n'a pas pu inclure : cela vaut la peine d'être lu plutôt que survolé.
Ou demandez-le simplement dans une conversation. Décrivez le workflow que vous voulez (« chaque lundi, cherche ce que nos concurrents ont annoncé et envoie-moi un résumé par e-mail ») et Asteria en rédige le brouillon. Une carte vous montre le déclencheur, les étapes dans l'ordre et les parties de votre demande qu'il n'a pas pu câbler, et rien n'est créé tant que vous n'avez pas approuvé cette carte. Vous obtenez un workflow ordinaire : ouvrez-le ensuite dans l'éditeur pour terminer ce qu'il vous a laissé.
Dans les deux cas vous obtenez un éditeur : un déclencheur en haut, les étapes en dessous, Enregistrer quand vous avez terminé.
La suite
- Déclencheurs : un bouton, un horaire, ou une réaction à quelque chose qui se produit ailleurs.
- Étapes : les quatre sortes, et comment transmettre les résultats de l'une à l'autre.
- Exécutions : suivre une exécution, approuver une étape, comprendre ce qui a échoué.
- Tutoriel : votre premier workflow.