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Une synthèse hebdomadaire sur les concurrents, qui reste silencieuse quand il n'y a rien à dire, et qui demande avant d'écrire à qui que ce soit.

Nous allons construire une Synthèse hebdomadaire sur les concurrents : elle fait la recherche, décide s'il y a quelque chose qui mérite un envoi, le rédige, attend votre approbation, puis l'envoie par e-mail.

Ce n'est volontairement pas le workflow le plus simple possible. Il comprend une condition et une approbation, parce que ce sont les deux choses qui distinguent un workflow qu'on peut laisser tourner d'un workflow qu'il faut surveiller.

Construisez-le d'abord avec un déclencheur Manuellement et mettez-le sur un horaire à la fin. Tester un workflow planifié en attendant lundi n'est pas un bon usage de votre semaine.

Créez-le

Workflows dans la barre latérale gauche de la section Agents, puis Nouveau workflow.

Nom : Weekly Competitor Digest

Description : Researches competitor announcements, and emails a digest after review.

Laissez le déclencheur sur Manuellement pour l'instant.

Étape 1, la recherche (Agent)

Ajouter une étape, choisissez Agent, nommez-la research.

Le nom compte : vous y ferez référence plus tard sous la forme {{steps.research.output}}.

Choisissez Définir ici et écrivez les instructions :

Cherche sur le web les annonces, lancements de produits, changements de
tarifs et articles notables concernant ces entreprises sur les 7 derniers
jours :
[indiquez vos trois concurrents]

Pour chaque élément trouvé, donne : l'entreprise, ce qui s'est passé, la
date et le lien vers la source.

Si tu ne trouves rien de vraiment nouveau pour une entreprise, dis-le pour
cette entreprise plutôt que de meubler avec de vieilles nouvelles ou du
contexte général.

Si tu ne trouves rien du tout pour aucune d'elles, réponds exactement :
RIEN À SIGNALER

Donnez-lui l'outil Recherche Web et rien d'autre.

Cette dernière instruction est celle qui compte. Elle donne à l'étape suivante quelque chose de sans ambiguïté à tester.

Étape 2, y a-t-il quelque chose à dire ? (Condition)

Ajouter une étape, choisissez Condition, nommez-la anything-to-report.

Source : {{steps.research.output}}
Type de test : Règle
Condition : Ne contient pas
Valeur : RIEN À SIGNALER
Si le test échoue : aller à Fin du workflow

Une règle, et non « demander au modèle », parce que la question est mécanique. Moins cher, instantané, et cela ne peut pas changer d'avis.

C'est ce qui rend le workflow sûr à laisser tourner. Une semaine calme, il s'arrête ici et personne ne reçoit d'e-mail vide.

Étape 3, la rédaction (Agent)

Ajouter une étape, Agent, nommez-la writeup.

Transforme la recherche ci-dessous en une courte synthèse interne.

Format :
- Un résumé de la semaine en une ligne.
- Une puce par concurrent, avec le lien vers la source.
- Une dernière ligne : « Ce que cela signifie pour nous », deux phrases au
  maximum.

Reste sous les 300 mots. Sois direct. Ne spécule pas au-delà de ce que
disent les sources, et si quelque chose est une rumeur, signale-le comme
telle.

Recherche :
{{steps.research.output}}

Insérez cette référence avec / plutôt que de la taper.

Étape 4, la relecture avant l'envoi (Approbation)

Ajouter une étape, choisissez Approbation.

Approbateurs : laissez vide, pour que le propriétaire et les éditeurs puissent approuver
Message : Vérifiez que la synthèse se lit correctement et que les liens fonctionnent, avant l'envoi à la liste marketing.

Écrivez un vrai message. Les approbateurs le voient, et « merci d'approuver » ne leur dit rien de ce qu'il faut regarder.

Étape 5, l'envoi (Action)

Ajouter une étape, choisissez Action, et prenez votre outil d'e-mail.

À : l'adresse de la liste
Objet : Synthèse concurrents, semaine du [date]
Corps : {{steps.writeup.output}}

Remarquez le badge Modifie des données sur cet outil. C'est pour cela que l'approbation se trouve juste au-dessus.

Enregistrez et exécutez

Enregistrer, puis Exécuter le workflow.

Suivez l'exécution. L'étape 1 prend un moment (elle cherche), l'étape 2 devrait passer, l'étape 3 rédige, puis tout s'arrête sur En attente de votre approbation.

Lisez la synthèse. Approuvez-la et l'e-mail part. Rejetez-la et l'exécution se termine sans rien envoyer.

Testez la semaine creuse

C'est le test que les gens sautent, et c'est celui qui compte.

Modifiez temporairement les instructions de l'étape 1 pour qu'elles se terminent par Réponds exactement : RIEN À SIGNALER quoi qu'elle trouve. Enregistrez et exécutez.

L'exécution devrait atteindre l'étape 2 et sauter à la fin. Les étapes 3 à 5 apparaissent comme Ignoré, et aucun e-mail ne part.

Remettez maintenant l'étape 1 en état. Vous venez de prouver que le workflow restera silencieux au lieu d'envoyer à tout le monde une synthèse vide une semaine creuse, ce qui est précisément ce qui, sinon, le ferait désactiver au bout de quinze jours.

Mettez-le sur un horaire

Retour au déclencheur en haut. Passez-le sur Selon un horaire :

Préréglage : Le lundi à 9h00
Fuseau horaire : celui des personnes qui la lisent

Enregistrez. Le déclencheur affiche sa prochaine exécution.

Les étapes d'approbation fonctionnent toujours : le lundi matin, l'exécution se met en pause et vous attend.

Ce qu'il faut surveiller le premier mois

Consultez l'historique des exécutions chaque semaine, au début. Vous cherchez les exécutions qui ont échoué, et celles qui se sont terminées mais ont produit quelque chose de maigre.

Si vous approuvez à chaque fois sans rien changer, l'étape d'approbation ne justifie peut-être pas sa place. Envisagez de la retirer, mais seulement après avoir vu un mois de bons résultats.

Si vous rejetez souvent, la correction se trouve dans les instructions de l'étape 1 ou de l'étape 3, pas dans l'approbation. Resserrez le brief.

Pour aller plus loin

Ajoutez une condition utilisant Demander au modèle pour vérifier si quelque chose semble urgent, et branchez vers une alerte différente, plus courte.
Pointez l'étape 1 vers une collection de vos propres études de marché, en plus du web.
Remplacez l'agent défini sur place à l'étape 3 par un agent enregistré qui connaît déjà votre style maison, pour que la synthèse s'accorde à tout ce que vous publiez par ailleurs.

La suite

Étapes pour le détail complet de chaque sorte, y compris l'exécution une fois par élément d'une liste.
Déclencheurs pour lancer ceci depuis un e-mail entrant ou un nouveau document plutôt que depuis une horloge.

Tutoriel : votre premier workflow