Utenti
Inviti, ruoli, posti, e la differenza fra disattivare ed eliminare.
Utenti nella console. Tutte le persone dell'organizzazione, con ruolo, stato, ultimo accesso e data di iscrizione.
Ruoli
Tre, e quello di mezzo è l'unica vera decisione.
| Ruolo | Può |
|---|---|
| Proprietario | Tutto, comprese cose che nessun altro può annullare |
| Amministratore | Gestire gli utenti e configurare le impostazioni dell'organizzazione |
| Utente | Accesso standard all'applicazione |
Gli amministratori possono fare praticamente tutto quello che c'è in questa guida. Dallo a chi deve poter cambiare quali modelli esistono e chi fa parte dell'organizzazione, non a chi ha solo bisogno di vedere i numeri di utilizzo.
Il ruolo si cambia dal menu della riga. Ti viene chiesta una conferma, perché ha effetto immediato.
Invitare
Invita utente, inserisci un'email, scegli un ruolo, invia.
L'invito viene mandato per email, e ne ricevi anche un link. Contano entrambi:
Il link di invito viene mostrato una sola volta. Scade dopo 7 giorni, e reinviarlo ne genera uno nuovo, che invalida il precedente.
Copialo prima di chiudere la finestra se c'è anche solo una possibilità che l'email non arrivi.
Se l'email non può essere inviata, te lo diciamo in modo esplicito, con il link da passare tu stesso. Quel caso merita di essere preso sul serio la prima volta che lo vedi: di solito significa che il recapito delle email non è configurato bene per il tuo dominio, e che ogni reimpostazione di password sta fallendo allo stesso modo, in silenzio, per persone che non possono chiedertelo.
Inviti in sospeso elenca quello che è ancora aperto, con la scadenza. Da lì puoi reinviare o annullare. Annullare interrompe subito il link.
Posti
Il tuo piano ha un limite di posti, mostrato come "4 di 10 posti utilizzati". Al limite non puoi invitare, e la soluzione è alzare il piano o liberare un posto.
Liberare un posto significa disattivare qualcuno, il che ci porta alla distinzione che vale la pena capire bene.
Disattiva, non eliminare
Disattiva spegne un utente. Non può accedere, il suo posto si libera, e tutto quello che ha creato resta dov'è: raccolte, agenti, spazi di lavoro condivisi, il workflow che gira ogni lunedì mattina. Riattivarlo gli restituisce l'accesso.
Elimina rimuove definitivamente la persona e tutti i suoi dati: conversazioni, raccolte, tutto. Non si può annullare.
Per chi lascia l'azienda, disattiva. Quasi sempre.
Eliminare si porta via le sue raccolte e i suoi agenti, e se un agente condiviso puntava a una raccolta che possedeva lui, quell'agente smette di funzionare per tutti gli altri. La console ti avverte, ma la conseguenza ricade su colleghi che non erano nella stanza.
Prima di eliminare qualcuno, controlla se possiede qualcosa su cui il team fa affidamento, e trasferiscilo prima. Vedi Condividere il tuo lavoro, e preferisci rendere un progetto il proprietario di tutto ciò da cui dipende un team, così la domanda smette di porsi.
Eliminare è la scelta giusta per un invito sbagliato, un account di prova o una vera richiesta di cancellazione.
Cosa non puoi fare qui
Cambiare l'email di qualcuno: è la sua identità. Leggere le sue conversazioni. Accedere al suo posto.