Condividere il tuo lavoro
Chi può vedere una raccolta, un agente, una competenza o un workflow, e l'unica decisione di condivisione che non puoi annullare.
Raccolte, agenti, competenze e workflow condividono tutti la stessa finestra e le stesse regole. Imparala una volta.
Condividere una conversazione è un'altra cosa con un'altra finestra. Vedi Condividere una conversazione.
Aprila dal menu dell'elemento: Condividi.
Le due metà della finestra
Persone con accesso è l'elenco specifico: le singole persone che hai nominato. Aggiungi qualcuno scrivendo la sua email e scegliendo un ruolo.
Accesso generale è l'impostazione complessiva qui sotto, e ha tre stati:
| Impostazione | Significa |
|---|---|
| Privato | Solo tu, più chiunque sia nell'elenco qui sopra |
| Limitato | Solo le persone con accesso possono aprirlo |
| Organizzazione | Tutti nella tua organizzazione possono visualizzarlo |
Ruoli
Un Visualizzatore può usare la cosa. Per una raccolta, significa cercarci dentro e ottenerne risposte. Per un agente, parlarci.
Un Editor può anche modificarla. Per una raccolta, aggiungere e rimuovere documenti. Per un agente, riscriverne le istruzioni e cambiare quali raccolte usa.
Il Proprietario sei tu, a meno che la proprietà non sia stata trasferita. Solo il proprietario può eliminarla o passarla ad altri.
Nomina qualcuno Editor su un workflow con attenzione. Un'esecuzione pianificata usa gli account collegati di chi ha impostato la pianificazione, quindi un passaggio che un altro editor aggiunge in seguito può inviare posta o modificare file a nome tuo, senza chiederti niente prima. L'app ti avvisa al momento della condivisione, e vale la pena prenderlo sul serio.
Condividere con un progetto
La scheda Progetti condivide con un intero team di progetto invece che con singole persone nominate. Tutti nel progetto ottengono l'accesso, comprese le persone che entreranno più avanti.
Questa non si può annullare. Una volta condivisa con un progetto, quell'accesso non può essere revocato. L'unico modo per toglierlo è eliminare del tutto l'elemento.
È una scelta di progettazione deliberata: le cose da cui dipende un team non devono sparire in silenzio perché una persona ha cambiato idea. Significa però che una condivisione con un progetto è un impegno. Se non sei sicuro, condividi prima con persone nominate.
Condividere un agente che usa delle raccolte
Se condividi un agente le cui raccolte i destinatari non possono vedere, per loro l'agente non funzionerà come si deve: proverà a cercare in documenti a cui non hanno accesso.
Asteria se ne accorge e propone di condividere anche le raccolte. Accetta la proposta, altrimenti l'agente sembrerà rotto a tutti quelli a cui l'hai dato.
Tornare a rendere privato qualcosa
Riporta l'Accesso generale su Privato. Ti viene chiesta conferma, perché revoca l'accesso a tutti quelli che ce l'hanno adesso e non potranno più usarlo.
Le persone nominate si tolgono una alla volta con Rimuovi accesso. Le condivisioni con i progetti, come sopra, non si possono togliere.
Passare qualcosa ad altri
Trasferisci proprietà rende proprietario qualcun altro. Tu mantieni il tuo livello di accesso attuale ma perdi la possibilità di eliminarlo o di trasferirlo di nuovo. Devi digitare il nome dell'elemento per confermare, e non si può annullare.
Fallo prima di lasciare un team, oppure quando chi mantiene davvero una cosa non è la persona che l'ha creata all'inizio. Un elemento il cui proprietario ha lasciato l'organizzazione è molto più scomodo da gestire dopo.
Puoi anche rendere proprietario un progetto, che di solito è la risposta migliore per qualsiasi cosa da cui dipende un team: la gestiscono gli amministratori del progetto, e non se ne va con una singola persona.
Chi ha fatto cosa
Il Registro attività nella finestra mostra la storia: chi ha condiviso con chi, a chi è cambiato il ruolo, quando si è spostata la proprietà. Utile quando qualcosa è visibile a qualcuno e nessuno si ricorda di averlo organizzato.