Cartelle collegate
Punta una raccolta a una cartella di Google Drive o SharePoint e lascia che si tenga aggiornata da sola.
Invece di caricare i documenti a mano, puoi puntare una raccolta a una cartella che già tieni su Google Drive o SharePoint. Asteria la rispecchia e la mantiene aggiornata.
Quando è la scelta giusta
Quando la cartella è già il posto dove il tuo team mette le cose. I tuoi colleghi continuano a salvare i file dove hanno sempre fatto, e la raccolta segue. Nessuno deve ricordarsi un secondo passaggio di caricamento, che è proprio il passaggio che tutti dimenticano.
Collegare una cartella
Ti serve prima il tuo account collegato, sotto Profilo e poi Connessioni. Se non lo è, Asteria te lo dirà e ti indicherà la strada.
Poi, sulla raccolta, scegli Sincronizza da una cartella, incolla il link o l'ID della cartella e clicca su Anteprima. Ottieni il conteggio e la dimensione totale di quello che ha trovato, così puoi verificare di avere la cartella giusta prima di impegnarti. Conferma con Sincronizza questa cartella e parte la prima sincronizzazione.
Una raccolta collegata diventa di sola lettura. Non puoi più caricare né eliminare documenti in Asteria Cloud, perché è la cartella a decidere cosa contiene la raccolta. Aggiungi e rimuovi i file su Drive o SharePoint.
Conviverci
L'intestazione mostra il nome della cartella, un'etichetta Cartella sincronizzata e quando ha guardato l'ultima volta ("Controllata 51 minuti fa"). Controlla periodicamente da sola. Sincronizza ora forza un controllo se hai appena aggiunto qualcosa e non vuoi aspettare.
Le tre cose che interrompono una sincronizzazione
"In pausa: questa cartella è cresciuta molto." Avevi approvato una cartella da 40 file e adesso ne contiene 4.000. Non viene aggiunto niente di nuovo finché non ci dai un'occhiata. È un freno voluto: una cartella che cresce di due ordini di grandezza di solito è qualcuno che sta riorganizzando un'unità condivisa, e ingoiare tutto in silenzio costerebbe soldi veri e riempirebbe il tuo spazio. Verifica che sia quello che ti aspetti, poi Conferma e riprendi.
"Sincronizzazione in pausa: connessione persa." Il tuo account collegato ha smesso di funzionare, di solito perché è cambiata la password o è stato revocato il permesso. I documenti già raccolti restano consultabili. Ricollega per riprendere.
"Impossibile leggere quella cartella." Di solito non hai accesso, oppure il link punta a un file invece che a una cartella.
Scollegare
Interrompi la sincronizzazione chiude il rispecchiamento, e i documenti già raccolti vengono conservati. La raccolta torna a essere una raccolta normale in cui puoi caricare ed eliminare.
Quindi scollegare è sicuro: non svuota la raccolta.
Cosa scrive Asteria all'indietro
Se Asteria produce un risultato destinato a una raccolta collegata, lo scrive nella cartella di Drive o SharePoint, non dentro Asteria Cloud, e arriva nella raccolta alla sincronizzazione successiva. Vedi Lasciare che Asteria archivi il proprio lavoro.
Lasciare che Asteria archivi il proprio lavoro
Risultati salvati dentro una raccolta, revisionati sul posto e tenuti in una sola copia invece che in tre.
Condividere il tuo lavoro
Chi può vedere una raccolta, un agente, una competenza o un workflow, e l'unica decisione di condivisione che non puoi annullare.