Lasciare che Asteria archivi il proprio lavoro
Risultati salvati dentro una raccolta, revisionati sul posto e tenuti in una sola copia invece che in tre.
Le raccolte non sono solo un posto dove mettere le cose. Anche Asteria può metterci dentro roba.
Salvare un risultato in una raccolta
Chiedilo, e il risultato viene archiviato invece di restare nella conversazione:
Salva quel riassunto nella raccolta Documenti Consiglio.
Calcola i totali per regione e metti il foglio di calcolo risultante in Pianificazione FY24.
Il documento compare nella raccolta come qualsiasi altro, e da lì in poi è disponibile in ogni conversazione, per te e per chiunque altro con cui la raccolta è condivisa.
Conta più di quanto sembri. L'alternativa è quello che fanno tutti oggi: scaricare il file, rinominarlo, ricaricarlo da qualche parte e perdere il conto di quale delle quattro copie sia quella attuale.
Revisionare qualcosa che è già in una raccolta
Asteria può aprire un documento che ha scritto in una raccolta, modificarlo e risalvarlo sullo stesso documento come nuova versione.
Apri il riassunto del terzo trimestre in Documenti Consiglio e aggiungi i dati di ottobre.
Il punto è che ti ritrovi con un documento che è stato revisionato, non con un secondo documento chiamato riassunto Q3 (definitivo v2). Chi aveva il primo adesso ha quello attuale.
Cosa non farà
Asteria può rimuovere solo i documenti che ha aggiunto lei stessa. Non eliminerà qualcosa che hai caricato tu.
Quella restrizione è voluta. Revisionare un documento conserva il vecchio contenuto nella sua cronologia, quindi un errore è recuperabile. Eliminare distrugge l'unica copia che ha la raccolta e, per un file che hai caricato tu, forse l'unica copia esistente. Se vuoi che qualcosa sparisca, eliminalo tu.
Dove finisce davvero il file
Se la raccolta è una raccolta normale, il documento ci viene salvato dentro direttamente.
Se la raccolta è una cartella collegata, il risultato viene invece scritto nella cartella di Drive o SharePoint, e torna nella raccolta alla sincronizzazione successiva. Di solito è quello che vuoi: il file finisce dove i tuoi colleghi lo cercano già, sotto le regole di condivisione e conservazione di quella cartella, invece che in un posto noto solo ad Asteria Cloud.
Se quella scrittura non può essere completata, Asteria ripiega sul salvataggio normale nella raccolta invece di perdere il tuo lavoro.
Un avvertimento sulla proprietà
Un documento scritto in una cartella collegata di Drive o SharePoint viene creato usando il tuo account collegato, quindi in quel sistema appartiene a te. Se lasci l'organizzazione, se ne va con il tuo account, a meno che la cartella non sia su un'unità condivisa.
Se questo conta per il lavoro in questione, usa una cartella su un'unità condivisa invece di una nel tuo spazio personale, e chiedi al tuo amministratore se non sei sicuro di quale delle due stai puntando.