Raccolte
Un mucchio di documenti con un nome che Asteria può cercare, e la cosa più utile che puoi configurare nella tua prima settimana.
Una raccolta è un insieme di file con un nome, che Asteria può usare in qualsiasi conversazione, per tutto il tempo in cui la tieni.
Perché prendersi il disturbo
Allegare file a una chat funziona, e smette di funzionare nel momento in cui ne hai più di una manciata o li rivuoi domani. Gli allegati appartengono a una conversazione. Una raccolta appartiene a te.
La differenza in pratica:
| Allegare a una chat | Mettere in una raccolta | |
|---|---|---|
| Disponibile in altre conversazioni | No | Sì |
| Numero sensato di file | Una manciata | Centinaia |
| File più grande | 50 MB | 250 MB |
| Come viene gestito un documento grande | Letto dall'inizio alla fine, e potrebbe non entrarci | Suddiviso, cercato, e le parti pertinenti citate |
| Condivisibile con i colleghi | No | Sì |
La quarta riga è quella che tutti sottovalutano. Un PDF di 300 pagine in una raccolta dà risposte migliori dello stesso PDF allegato a una chat, perché Asteria recupera i passaggi che riguardano la tua domanda e ti dice da dove vengono, invece di provare a tenere tutto a mente in una volta.
Cosa ci si mette dentro
Tutto ciò a cui tu o il tuo team tornate sopra. Lo schema che funziona è una raccolta per ogni corpo di conoscenza, non una per progetto:
- Contratti fornitori
- Tutto quello che l'azienda ha pubblicato sul prodotto
- Documenti per il consiglio, trimestre per trimestre
- Le tue linee guida di marca, il tono di voce e le campagne passate
- La ricerca che hai accumulato su un mercato
Due tipi di file, e si comportano in modo diverso
Questa cosa sorprende, quindi vale la pena saperla dal primo giorno.
I documenti (PDF, Word, PowerPoint, testo, immagini) vengono letti, suddivisi in passaggi e indicizzati. Fai una domanda e Asteria trova i passaggi pertinenti e li cita.
I file di dati (CSV, Excel, Parquet) non vengono indicizzati e non sono consultabili. Vengono conservati, e quando fai una domanda su uno di loro Asteria lo carica e calcola la risposta.
È una scelta voluta, non una mancanza. La risposta a una domanda su un foglio di calcolo è quasi sempre un aggregato ("quanto abbiamo speso in totale", "quale regione è cresciuta di più") che nessun singolo passaggio di testo contiene. Cercare frammenti di un foglio di calcolo ti troverebbe una riga; calcolarci sopra ti dà la risposta, e mostra i passaggi.
La conseguenza pratica: non aspettarti che una parola chiave in un foglio di calcolo salti fuori in una ricerca. Fai piuttosto la domanda a cui vuoi davvero una risposta.
Dove andare adesso
Creare una raccolta
Due campi e una decisione che merita trenta secondi di riflessione.
Aggiungere documenti
Formati, limiti, cosa significa "Pronto" e come capire quando qualcosa non è andato a buon fine.
Fare domande a una raccolta
L'unica regola che decide se tutto questo funziona o no: dì il nome.
Lasciare che Asteria archivi il proprio lavoro
Risultati salvati dentro una raccolta, revisionati sul posto, tenuti in una sola copia.
Cartelle collegate
Punta una raccolta a una cartella di Google Drive o SharePoint e lascia che si tenga aggiornata da sola.
Condividere il tuo lavoro
Chi può vedere una raccolta, e l'unica decisione di condivisione che non puoi annullare.