Creare una raccolta
Due campi e una decisione che merita trenta secondi di riflessione.
Apri Raccolte e clicca su Nuova raccolta
Raccolte sta nella barra laterale della schermata di chat. Nuova raccolta è in cima all'elenco.
Dalle un nome che diresti ad alta voce
Conta più di quanto sembri. Scriverai questo nome nei tuoi messaggi per dire ad Asteria dove cercare, quindi fallo corto, distintivo e ovvio.
Buoni: Contratti Fornitori, Linee Guida di Marca, Documenti Consiglio FY24.
Cattivi: Doc, Roba, Nuova raccolta (2), Q3. Un nome che dovresti andare a ricontrollare è un nome che non userai, e due raccolte con nomi quasi identici sono un testa o croce ogni volta che ne nomini una.
Scrivi una descrizione
Una riga che dica cosa contiene e a cosa serve. Asteria la legge, quindi è davvero utile e non decorativa: "Accordi con i fornitori firmati dal 2021 in poi, comprese le modifiche" le dice più del nome da solo.
Decidi sull'analisi visiva
Un interruttore: Analisi visiva per PDF e presentazioni. Vedi qui sotto, poi clicca su Crea raccolta.
L'analisi visiva, e quando la vuoi
Normalmente Asteria estrae il testo da un PDF o da una presentazione. È veloce, costa poco ed è la scelta giusta per la maggior parte dei documenti.
Attiva l'analisi visiva e guarderà invece ogni pagina o diapositiva come un'immagine, usando un modello capace di vedere. Più lenta e più costosa, e molto migliore quando il significato sta nel layout più che nelle parole:
- Documenti scansionati e fotografie di carta, che non hanno alcun testo da estrarre
- Presentazioni in cui il punto sta nei grafici
- Bilanci e qualsiasi cosa con tabelle fitte, dove l'estrazione semplice scombina le colonne
- Documenti con diagrammi, planimetrie o screenshot annotati
Lasciala spenta per la prosa ordinaria: contratti, report, articoli, policy, appunti di riunione. Non guadagni niente e paghi di più.
L'interruttore influisce solo sui caricamenti nuovi. I documenti già nella raccolta mantengono l'analisi con cui sono stati aggiunti. Se a metà strada decidi che ti serviva l'analisi visiva, devi eliminare i documenti interessati e ricaricarli.
È disponibile sia quando crei una raccolta sia dopo, sulla raccolta stessa, quindi una raccolta mista è possibile: attivala, carica le scansioni, disattivala, carica il resto.
Rinominare ed eliminare
Il menu accanto al nome della raccolta offre Condividi, Rinomina raccolta ed Elimina raccolta.
Rinominare è sicuro e ha effetto immediato. Se hai scritto il vecchio nome nelle istruzioni di un agente o in un workflow, aggiornali: non seguiranno la rinomina.
Eliminare rimuove la raccolta e tutti i documenti che contiene, in modo definitivo, e libera lo spazio. Se la raccolta è condivisa, sparisce per tutti.