Workflow
Un lavoro che gira da solo, in un ordine fisso, senza nessuno che guardi.
Un workflow è una sequenza di passaggi che gira senza di te: secondo una pianificazione, quando succede qualcosa, oppure quando premi un pulsante.
In cosa differisce da un agente
Un agente è qualcuno con cui parli. Un workflow è qualcosa che accade.
| Agente | Workflow | |
|---|---|---|
| Tu sei | nella conversazione | non ci sei |
| Ordine del lavoro | lo decide lui | lo decidi tu, in anticipo |
| Bravo a | richieste aperte | lo stesso lavoro, allo stesso modo, ogni volta |
| Risultato | una risposta per te | file, email, un riepilogo pubblicato |
A un agente si può dare una pianificazione, e per un lavoro a passaggio singolo ("ogni mattina riassumi i ticket di ieri") è più semplice e dovresti fare quello.
Ricorri a un workflow quando il lavoro ha più passaggi in un ordine fisso, soprattutto se a metà una persona deve approvare qualcosa, o se un passaggio deve avvenire solo a certe condizioni.
Di cosa è fatto
Un trigger, che decide quando parte. Ogni workflow ne ha esattamente uno. Vedi Trigger.
Passaggi, in ordine, di quattro tipi. Vedi Passaggi.
| Passaggio | Fa |
|---|---|
| Agente | Esegue un agente con istruzioni e strumenti |
| Approvazione | Mette in pausa finché una persona approva o rifiuta |
| Condizione | Dirama o salta passaggi in base a un controllo |
| Azione | Esegue una cosa specifica: invia, salva, scrive |
I passaggi si passano i risultati. Il passaggio 3 può usare quello che ha prodotto il passaggio 1.
Una forma svolta
Un digest settimanale sui concorrenti:
- Agente: cerca sul web quello che i nostri tre concorrenti hanno pubblicato questa settimana e riassumilo.
- Condizione: ha trovato qualcosa che valga la pena riportare? Se no, salta alla fine.
- Agente: scrivilo nel nostro formato aziendale.
- Approvazione: metti in pausa così una persona lo legge prima che esca.
- Azione: invialo per email alla lista marketing.
È un workflow perché l'ordine è fisso, a metà una persona deve dare l'ok e in una settimana fiacca deve non fare niente in silenzio invece di mandare un'email vuota.
Prima di costruirne uno
Un workflow gira senza nessuno a cui chiedere. I passaggi che in una chat si fermerebbero a chiederti conferma qui non si fermano: procedono, usando gli account collegati di chi ha impostato la pianificazione.
Se un workflow può inviare email, invierà email, a nome tuo, alle 9 di lunedì mattina, in base a quello che hanno prodotto i passaggi precedenti. Usa un passaggio di Approvazione per qualsiasi cosa tu voglia vedere prima.
Vale anche la pena sapere, prima di investirci tempo:
- I workflow possono essere disattivati per tutta la tua organizzazione. Se vedi "I workflow non sono abilitati per la tua organizzazione", chiedi al tuo amministratore.
- Condividere un workflow come Editor è una faccenda più seria che altrove. Un'esecuzione pianificata usa i tuoi account collegati, quindi un passaggio che un altro editor aggiunge in seguito può inviare posta o modificare file a nome tuo, senza chiedere. Vedi Condividere il tuo lavoro.
Costruirne uno
Workflow nella colonna sinistra dell'area Agenti, poi Nuovo workflow.
Puoi anche descrivere quello che vuoi con parole tue e farti generare una bozza. Niente viene salvato finché non salvi tu, e la bozza ti dice quali parti della tua richiesta non è riuscita a includere, cosa che vale la pena leggere invece di saltare.
Oppure chiedilo semplicemente in una chat. Descrivi il workflow che vuoi («ogni lunedì cerca cosa hanno annunciato i nostri concorrenti e mandami un riepilogo via e-mail») e Asteria ne prepara la bozza. Vedrai una scheda con il trigger, i passaggi in ordine e le parti della tua richiesta che non è riuscita a collegare, e nulla viene creato finché non approvi quella scheda. Il workflow che ottieni è normale: aprilo poi nell'editor per completare le parti che ti ha lasciato.
In un modo o nell'altro ottieni un editor: un trigger in cima, i passaggi sotto, Salva quando hai finito.
Prossimi passi
- Trigger: un pulsante, un orologio, oppure la reazione a qualcosa che succede altrove.
- Passaggi: i quattro tipi, e come passarsi i risultati.
- Esecuzioni: guardarne una, approvare un passaggio, capire cosa è andato storto.
- Tutorial: il tuo primo workflow.