Tutorial: il tuo primo workflow
Un digest settimanale sui concorrenti che tace quando non c'è niente da dire, e che chiede prima di mandare email a qualcuno.
Costruiremo un Digest Settimanale Concorrenti: fa la ricerca, decide se c'è qualcosa che vale la pena mandare, lo scrive, aspetta la tua approvazione, poi lo invia per email.
Non è deliberatamente il workflow più semplice possibile. Include una condizione e un'approvazione perché sono le due cose che distinguono un workflow che puoi lasciar girare da uno che devi accudire.
Costruiscilo prima con un trigger Manualmente e mettilo su una pianificazione alla fine. Testare un workflow pianificato aspettando che arrivi lunedì non è un buon uso della tua settimana.
Crealo
Workflow nella colonna sinistra dell'area Agenti, poi Nuovo workflow.
Nome: Digest Settimanale Concorrenti
Descrizione: Ricerca gli annunci dei concorrenti e invia per email un digest dopo la revisione.
Per ora lascia il trigger su Manualmente.
Passaggio 1, ricerca (Agente)
Aggiungi passaggio, scegli Agente, chiamalo research.
Il nome conta: più avanti ti riferirai a lui come {{steps.research.output}}.
Scegli Definisci qui e scrivi le istruzioni:
Cerca sul web annunci, lanci di prodotto, cambi di listino e articoli
di rilievo su queste aziende negli ultimi 7 giorni:
[elenca i tuoi tre concorrenti]
Per ogni cosa che trovi, indica: l'azienda, cosa è successo, la data e
il link alla fonte.
Se per un'azienda non trovi niente di davvero nuovo, dillo per quella
azienda invece di riempire con notizie vecchie o contesto generico.
Se non trovi proprio niente per nessuna di loro, rispondi esattamente:
NIENTE DA SEGNALAREDagli lo strumento Ricerca web e nient'altro.
L'ultima istruzione è quella importante. Dà al passaggio successivo qualcosa di inequivocabile da controllare.
Passaggio 2, c'è qualcosa da dire? (Condizione)
Aggiungi passaggio, scegli Condizione, chiamalo anything-to-report.
- Origine:
{{steps.research.output}} - Tipo di controllo: Regola
- Condizione: Non contiene
- Valore:
NIENTE DA SEGNALARE - Se il controllo fallisce: vai a Fine del workflow
Una regola, non "chiedi al modello", perché la domanda è meccanica. Costa meno, è istantanea e non può cambiare idea.
È questo che rende sicuro lasciar girare il workflow. In una settimana fiacca si ferma qui e nessuno riceve un'email vuota.
Passaggio 3, scrivilo (Agente)
Aggiungi passaggio, Agente, chiamalo writeup.
Trasforma la ricerca qui sotto in un breve digest interno.
Formato:
- Riassunto della settimana in una riga.
- Un punto elenco per concorrente, con il link alla fonte.
- Una riga finale: "Cosa significa per noi", al massimo due frasi.
Tieniti sotto le 300 parole. Sii semplice. Non fare ipotesi oltre quello
che dicono le fonti e, se qualcosa è una voce di corridoio, dillo.
Ricerca:
{{steps.research.output}}Inserisci quel riferimento con / invece di scriverlo a mano.
Passaggio 4, controllalo prima che esca (Approvazione)
Aggiungi passaggio, scegli Approvazione.
- Approvatori: lascia vuoto, così possono approvare il proprietario e gli editor
- Messaggio:
Verifica che il digest si legga bene e che i link funzionino, prima che vada alla lista marketing.
Scrivi un messaggio vero. Gli approvatori lo vedono, e "per favore approva" non dice loro niente su cosa guardare.
Passaggio 5, invialo (Azione)
Aggiungi passaggio, scegli Azione e prendi il tuo strumento per le email.
- A: l'indirizzo della lista
- Oggetto:
Digest concorrenti, settimana del [data] - Corpo:
{{steps.writeup.output}}
Nota l'etichetta Modifica dati su questo strumento. È per questo che l'approvazione sta subito sopra.
Salva ed eseguilo
Salva, poi Esegui workflow.
Guarda l'esecuzione. Il passaggio 1 ci mette un po' (sta cercando), il passaggio 2 dovrebbe passare, il passaggio 3 scrive, e poi si ferma su In attesa della tua approvazione.
Leggi il digest. Approvalo e l'email parte. Rifiutalo e l'esecuzione finisce senza inviare.
Testa la settimana fiacca
È il test che le persone saltano, ed è quello che conta.
Modifica temporaneamente le istruzioni del passaggio 1 in modo che finiscano con Rispondi esattamente: NIENTE DA SEGNALARE a prescindere da cosa trova. Salva ed esegui.
L'esecuzione dovrebbe arrivare al passaggio 2 e saltare alla fine. I passaggi da 3 a 5 risultano saltati, e non parte nessuna email.
Adesso rimetti a posto il passaggio 1. Hai appena dimostrato che il workflow resterà zitto invece di mandare a tutti un digest vuoto in una settimana fiacca, cosa che altrimenti lo farebbe spegnere dopo due settimane.
Mettilo su una pianificazione
Torna al trigger in cima. Cambialo in Secondo una pianificazione:
- Preimpostazione: Il lunedì alle 9:00
- Fuso orario: quello delle persone che lo leggono
Salva. Il trigger mostra la sua prossima esecuzione.
I passaggi di approvazione continuano a funzionare: lunedì mattina l'esecuzione si mette in pausa e ti aspetta.
Cosa tenere d'occhio nel primo mese
All'inizio controlla la cronologia delle esecuzioni ogni settimana. Stai cercando le esecuzioni fallite e quelle completate che però hanno prodotto qualcosa di scarno.
Se approvi ogni singola volta senza cambiare niente, forse il passaggio di approvazione non si sta guadagnando il posto. Valuta di rimuoverlo, ma solo dopo aver visto un mese di buoni risultati.
Se rifiuti spesso, la correzione sta nelle istruzioni del passaggio 1 o del passaggio 3, non nell'approvazione. Stringi l'incarico.
Estenderlo
- Aggiungi una condizione con Chiedi al modello per verificare se qualcosa sembra urgente, e dirama verso un avviso diverso e più corto.
- Punta il passaggio 1 anche a una raccolta di ricerche di mercato tue, oltre che al web.
- Sostituisci l'agente definito in linea nel passaggio 3 con un agente salvato che conosce già il tuo stile aziendale, così il digest è coerente con tutto il resto che pubblichi.