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Costruiremo Appunti di Riunione, una competenza che trasforma un insieme disordinato di appunti nel resoconto che il tuo team si aspetta. Sostituisci con il tuo formato ripetuto mentre procedi.

Scegli il candidato giusto

Prima di aprire l'editor, scegli qualcosa che sia davvero una procedura. I buoni candidati condividono tre caratteristiche:

Ha una forma che qualcuno saprebbe descrivere: sezioni, un ordine, una lunghezza.
Salta fuori regolarmente, ma non in ogni conversazione.
Al momento le persone la sbagliano in modo sottile, oppure chiedono come dovrebbe essere fatta.

Se la tua idea è in realtà "parla sempre così", quello è un agente, non una competenza.

Creala

Competenze nella colonna sinistra dell'area Agenti, poi Crea competenza.

Nome: Appunti di Riunione

Scrivi la descrizione come un innesco

È il campo che decide se la competenza scatterà mai. Non:

Il nostro formato per gli appunti di riunione.

Ma:

Redigere appunti, verbali o un riassunto da una riunione, una chiamata o un workshop. Fissa l'ordine delle sezioni, il formato di decisioni e azioni e il tono. Caricala prima di scrivere qualsiasi resoconto di riunione.

Di' le situazioni, includi le parole che le persone scrivono davvero ("appunti", "verbale", "chiamata", "workshop", "resoconto") e chiudi con un esplicito "caricala prima di".

Il limite è duecento caratteri, che bastano se li spendi in inneschi invece che in descrizione.

Lascia attivo il Caricamento automatico

Vuoi che scatti ogni volta che qualcuno redige il resoconto di una riunione, senza che nessuno debba ricordarsi che la competenza esiste.

Scrivi le istruzioni

In Markdown. Adatta:

Scrivi gli appunti di riunione esattamente in questa forma.

## Sezioni, in ordine

1. **Riassunto in una riga.** A cosa serviva la riunione e se ci è arrivata.
2. **Decisioni.** Solo le cose davvero decise. Una riga ciascuna, al passato:
   "Deciso di rinviare il lancio a marzo."
3. **Azioni.** Una tabella: cosa, chi, entro quando. Se il responsabile o la
   data non sono stati detti, scrivi "non assegnata" o "senza data" invece
   di tirare a indovinare.
4. **Domande aperte.** Cose sollevate e non risolte.
5. **Contesto.** Tutto il resto che vale la pena tenere, in breve. Va per
   ultimo perché quasi tutti smettono di leggere dopo le Azioni.

## Regole

- Non inventare mai un responsabile o una scadenza. Le azioni senza
  responsabile sono la cosa più utile che questi appunti fanno emergere.
- Non includere chiacchiere, discussioni sugli orari o convenevoli.
- Tieni tutto entro una pagina. Se non ci sta, la sezione da tagliare
  è il Contesto.
- Attribuisci una decisione a una persona solo se gli appunti lo dicono
  chiaramente.

## Quando non c'è niente da mettere in una sezione

Scrivi l'intestazione e "Nessuna." Non toglierla in silenzio. Una sezione
Decisioni mancante fa sembrare che gli appunti siano incompleti.

Le due regole che rendono utile tutto questo sono "non inventare mai un responsabile" e "scrivi Nessuna invece di togliere la sezione". Entrambe fermano quell'output ordinato che nasconde una lacuna.

Verifica che scatti

Salva, avvia una nuova chat e descrivi la situazione senza menzionare la competenza:

Ecco i miei appunti della chiamata di pianificazione di stamattina, me li scrivi per bene? [incolla qualcosa di grezzo]

Se scatta, ti torna indietro la tua forma. Se non scatta, torna indietro e aggiungi alla descrizione le parole che hai appena usato.

Verifica che sia giusta

Adesso controlla il contenuto, meglio se con un input scomodo:

Appunti con un'azione senza responsabile. Scrive "non assegnata", oppure la affibbia in silenzio a chi ha parlato per ultimo?

Appunti senza decisioni. Scrive "Nessuna", oppure toglie la sezione?

Appunti con dentro una discussione. Finisce nelle Domande aperte, oppure viene appiattita in una decisione che non è stata presa?

Ogni mancanza è una riga da aggiungere o da affilare.

Condividila

Una volta che sopravvive a una settimana di uso tuo, condividila con le persone che redigono i resoconti delle riunioni, oppure pubblicala sul marketplace. Vedi Condividere il tuo lavoro.

Controlla il conteggio degli utilizzi. La pagina delle competenze mostra quanto spesso viene usata ciascuna. Zero dopo due settimane significa che la descrizione non corrisponde a quello che le persone scrivono, non che nessuno la vuole.

Aggiungi regole quando la realtà morde. La prima volta che produce qualcosa di sottilmente sbagliato, aggiungi la riga che lo impedisce. Le competenze migliorano per accumulo di dettagli specifici.

Dividila quando dilaga. Se Appunti di Riunione mette su una sezione sulle riunioni del consiglio e un'altra sulle chiamate con i clienti, quelle sono tre competenze con tre inneschi diversi, e ciascuna scatterà più accuratamente da sola.

Prossimi passi

Scrivere una buona competenza più in profondità.
Agenti, per quando vuoi un personaggio invece di una procedura. Un agente può portarsi dietro delle competenze, quindi le due cose si compongono.
Workflow, per un lavoro che deve girare da solo.

Tutorial: la tua prima competenza