Benutzer
Einladungen, Rollen, Plätze und der Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen.
Benutzer in der Konsole. Alle in der Organisation, mit Rolle, Status, letzter Aktivität und Beitrittsdatum.
Rollen
Drei, und nur die mittlere ist eine Entscheidung.
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Eigentümer | Alles, auch Dinge, die niemand sonst rückgängig machen kann |
| Administrator | Benutzer verwalten und Organisationseinstellungen konfigurieren |
| Benutzer | Standardzugriff auf die Anwendung |
Administratoren können im Grunde alles, was in diesem Handbuch steht. Geben Sie die Rolle an Menschen, die ändern können sollen, welche Modelle es gibt und wer in der Organisation ist, und nicht an jemanden, der nur die Nutzungszahlen sehen möchte.
Eine Rolle ändern Sie über das Menü in der Zeile. Sie werden um Bestätigung gebeten, weil die Änderung sofort greift.
Einladen
Benutzer einladen, E-Mail-Adresse eingeben, Rolle wählen, senden.
Die Einladung geht per E-Mail raus, und Sie bekommen einen Link. Beides zählt:
Der Einladungslink wird einmal angezeigt. Er läuft nach 7 Tagen ab, und erneutes Senden erzeugt einen neuen, der den alten ungültig macht.
Kopieren Sie ihn, bevor Sie den Dialog schließen, wenn auch nur die Möglichkeit besteht, dass die E-Mail nicht ankommt.
Lässt sich die E-Mail nicht versenden, wird Ihnen das ausdrücklich gesagt, samt Link zum Weitergeben. Diesen Fall sollten Sie beim ersten Mal ernst nehmen: Meist ist der E-Mail-Versand für Ihre Domain falsch konfiguriert, und dann schlägt jedes Zurücksetzen eines Passworts auf dieselbe Weise fehl, still, bei Menschen, die Sie nicht fragen können.
Ausstehende Einladungen listet auf, was offen ist, mit Ablaufdatum. Von dort aus erneut senden oder abbrechen. Ein Abbruch macht den Link sofort unbrauchbar.
Plätze
Ihr Plan hat ein Platzlimit, angezeigt als "4 von 10 Plätzen belegt". Am Limit können Sie niemanden mehr einladen, und die Abhilfe ist, den Plan anzuheben oder einen Platz frei zu machen.
Einen Platz frei zu machen heißt, jemanden zu deaktivieren, und damit sind wir bei dem Unterschied, den man richtig verstanden haben sollte.
Deaktivieren, nicht löschen
Deaktivieren schaltet einen Benutzer ab. Er kann sich nicht mehr anmelden, sein Platz wird frei, und alles, was er angelegt hat, bleibt, wo es ist: Sammlungen, Agenten, geteilte Arbeitsbereiche, der Workflow, der jeden Montagmorgen läuft. Eine Reaktivierung stellt den Zugriff wieder her.
Löschen entfernt die Person und alle ihre Daten dauerhaft: Unterhaltungen, Sammlungen, alles. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt: deaktivieren. Fast immer.
Löschen nimmt die Sammlungen und Agenten dieser Person mit, und wenn ein geteilter Agent auf eine Sammlung zeigte, die ihr gehörte, funktioniert dieser Agent für alle anderen nicht mehr. Die Konsole warnt Sie, aber die Folgen tragen Kolleginnen und Kollegen, die nicht mit im Raum waren.
Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die Person etwas besitzt, worauf das Team angewiesen ist, und übertragen Sie es vorher. Siehe Ihre Arbeit teilen, und machen Sie am besten ein Projekt zum Eigentümer von allem, worauf ein Team baut, damit sich diese Frage gar nicht mehr stellt.
Löschen ist das Richtige bei einer versehentlichen Einladung, einem Testkonto oder einem echten Löschbegehren.
Was Sie hier nicht tun können
Die E-Mail-Adresse einer Person ändern: Sie ist ihre Identität. Ihre Unterhaltungen lesen. Sich als sie anmelden.