Usuarios
Invitaciones, roles, plazas y la diferencia entre desactivar y eliminar.
Usuarios en la consola. Todas las personas de la organización, con su rol, su estado, su última actividad y su fecha de alta.
Roles
Tres, y el del medio es la única decisión.
| Rol | Puede |
|---|---|
| Propietario | Todo, incluidas cosas que nadie más puede deshacer |
| Administrador | Gestionar usuarios y configurar los ajustes de la organización |
| Usuario | Acceso estándar a la aplicación |
Los administradores pueden hacer básicamente todo lo que hay en esta guía. Dáselo a quien deba poder cambiar qué modelos existen y quién está en la organización, y no a alguien que solo necesita ver las cifras de uso.
Cambia un rol desde el menú de la fila. Se te pide confirmación, porque tiene efecto de inmediato.
Invitar
Invitar usuario, escribe un correo, elige un rol, envía.
La invitación se envía por correo y además obtienes un enlace. Ambas cosas importan:
El enlace de invitación se muestra una sola vez. Caduca a los 7 días, y reenviarla genera uno nuevo, lo que invalida el anterior.
Cópialo antes de cerrar el diálogo si hay alguna posibilidad de que el correo no llegue.
Si el correo no se puede enviar, se te dice explícitamente, con el enlace para que lo pases tú. Ese caso merece tomárselo en serio la primera vez que lo veas: suele significar que la entrega de correo está mal configurada para tu dominio, y que todos los restablecimientos de contraseña van a fallar igual, en silencio, para gente que no puede preguntarte.
Invitaciones pendientes enumera lo que queda vivo, con su caducidad. Desde ahí puedes reenviar o cancelar. Cancelar rompe el enlace de inmediato.
Plazas
Tu plan tiene un límite de plazas, que se muestra como "4 de 10 plazas". Al llegar al límite no puedes invitar, y la solución es subir de plan o liberar una plaza.
Liberar una plaza significa desactivar a alguien, lo que nos lleva a la distinción que conviene tener clara.
Desactivar, no eliminar
Desactivar apaga a un usuario. No puede iniciar sesión, su plaza queda libre, y todo lo que hizo se queda donde está: colecciones, agentes, espacios de trabajo compartidos, el flujo de trabajo que se ejecuta todos los lunes por la mañana. Reactivarlo le devuelve el acceso.
Eliminar borra permanentemente a la persona y todos sus datos: conversaciones, colecciones, todo. No se puede deshacer.
Para alguien que se va de la empresa, desactiva. Casi siempre.
Eliminar se lleva por delante sus colecciones y sus agentes, y si un agente compartido apuntaba a una colección suya, ese agente deja de funcionar para todos los demás. La consola te avisa, pero la consecuencia cae sobre compañeros que no estaban en la sala.
Antes de eliminar a nadie, comprueba si es dueño de algo de lo que dependa el equipo, y traspásalo primero. Consulta Compartir tu trabajo, y prefiere hacer que un proyecto sea el dueño de todo aquello de lo que dependa un equipo, para que esta pregunta deje de aparecer.
Eliminar es la decisión correcta para una invitación equivocada, una cuenta de prueba o una solicitud real de borrado.
Lo que aquí no puedes hacer
Cambiar el correo de alguien: es su identidad. Leer sus conversaciones. Iniciar sesión como esa persona.