Dejar que Asteria archive su propio trabajo
Entregables guardados de vuelta en una colección, revisados en el sitio y conservados en una copia en lugar de tres.
Las colecciones no son solo un sitio donde poner cosas. Asteria también puede poner cosas en ellas.
Guardar un resultado en una colección
Pídelo y el entregable queda archivado en lugar de quedarse en la conversación:
Guarda ese resumen en la colección Dosieres de Consejo.
Calcula los totales por región y pon la hoja de cálculo resultante en Planificación FY24.
El documento aparece en la colección como cualquier otro, y a partir de ahí está disponible en todas las conversaciones, para ti y para cualquiera con quien esté compartida la colección.
Esto importa más de lo que suena. La alternativa es lo que hace todo el mundo hoy: descargar el archivo, renombrarlo, subirlo a algún sitio y perder la pista de cuál de las cuatro copias es la vigente.
Revisar algo que ya está en una colección
Asteria puede abrir un documento que escribió en una colección, cambiarlo y guardarlo de vuelta sobre el mismo documento como una versión nueva.
Abre el resumen del T3 en Dosieres de Consejo y añade las cifras de octubre.
La gracia es que acabas con un documento que ha sido revisado, no con un segundo documento llamado Resumen T3 (final v2). Quien tuviera el primero ahora tiene el vigente.
Lo que no hará
Asteria solo puede quitar documentos que añadió ella misma. No eliminará algo que hayas subido tú.
Esa restricción es deliberada. Revisar un documento conserva el contenido antiguo en su historial, así que un error se puede recuperar. Eliminar destruye la única copia que tiene la colección y, para un archivo que subiste tú, posiblemente la única copia que existe. Si quieres que algo desaparezca, elimínalo tú.
Dónde acaba realmente el archivo
Si la colección es una colección normal, el documento se guarda dentro de ella directamente.
Si la colección es una carpeta conectada, el entregable se escribe en la carpeta de Drive o SharePoint y vuelve a la colección en la siguiente sincronización. Eso suele ser lo que quieres: el archivo acaba donde tus compañeros ya lo buscan, bajo las reglas de compartición y retención de esa carpeta, en lugar de en un sitio que solo conoce Asteria Cloud.
Si esa escritura no se puede completar, Asteria recurre a guardar en la colección de la forma normal en lugar de perder tu trabajo.
Una advertencia sobre la propiedad
Un documento escrito en una carpeta conectada de Drive o SharePoint se crea usando tu cuenta conectada, así que en ese sistema te pertenece a ti. Si te vas de la organización, se va con tu cuenta, salvo que la carpeta esté en una unidad compartida.
Si eso importa para el trabajo en cuestión, usa una carpeta de unidad compartida en lugar de una de tu espacio personal, y pregunta a tu administrador si no tienes claro a cuál estás apuntando.