Crear una colección
Dos campos y una decisión que merece treinta segundos de reflexión.
Abre Colecciones y haz clic en Nueva colección
Colecciones está en la barra lateral de la pantalla de chat. Nueva colección está arriba del todo en la lista.
Ponle un nombre que dirías en voz alta
Esto importa más de lo que parece. Vas a escribir este nombre en tus mensajes para decirle a Asteria dónde buscar, así que hazlo corto, distintivo y evidente.
Bien: Contratos de Proveedores, Directrices de Marca, Dosieres de Consejo FY24.
Mal: Docs, Cosas, Nueva colección (2), T3. Un nombre que tendrías que ir a consultar es un nombre que no vas a usar, y dos colecciones con nombres casi idénticos son un cara o cruz cada vez que mencionas una.
Escribe una descripción
Una línea que diga qué hay dentro y para qué sirve. Asteria la lee, así que es de verdad útil y no decoración: "Acuerdos firmados con proveedores desde 2021 en adelante, incluidas las adendas" le dice más que el nombre por sí solo.
Decide sobre el análisis visual
Un interruptor: Análisis visual de PDF y presentaciones. Mira más abajo y luego haz clic en Crear colección.
El análisis visual, y cuándo lo quieres
Normalmente Asteria extrae el texto de un PDF o de una presentación. Eso es rápido, barato y correcto para la mayoría de documentos.
Enciende el análisis visual y mira cada página o diapositiva como una imagen, usando un modelo que ve. Es más lento y más caro, y mucho mejor cuando el significado está en la maquetación y no en las palabras:
- Documentos escaneados y fotos de papel, que no tienen texto que extraer
- Presentaciones donde lo importante está en los gráficos
- Estados financieros y cualquier cosa con tablas densas, donde la extracción normal desordena las columnas
- Documentos con diagramas, planos o capturas anotadas
Déjalo apagado para prosa normal: contratos, informes, artículos, políticas, notas de reunión. No ganas nada y pagas más.
El interruptor solo afecta a las subidas nuevas. Los documentos que ya están en la colección conservan el análisis con el que se añadieron. Si a mitad de camino decides que necesitabas análisis visual, tienes que eliminar los documentos afectados y volver a subirlos.
Está disponible tanto al crear una colección como después, en la propia colección, así que una colección mixta es posible: enciéndelo, sube los escaneos, apágalo y sube el resto.
Renombrar y eliminar
El menú junto al nombre de la colección ofrece Compartir, Renombrar y Eliminar.
Renombrar es seguro y tiene efecto inmediato. Si has escrito el nombre antiguo en las instrucciones de un agente o en un flujo de trabajo, actualízalos: no seguirán al cambio de nombre.
Eliminar quita la colección y todos los documentos que hay dentro, de forma permanente, y libera el almacenamiento. Si la colección está compartida, desaparece para todos.