Colecciones
Un montón de documentos con nombre que Asteria puede buscar, y lo más útil que puedes montar en tu primera semana.
Una colección es un conjunto de archivos con nombre con el que Asteria puede trabajar en cualquier conversación, mientras la conserves.
Por qué molestarse
Adjuntar archivos a un chat funciona, y deja de funcionar en cuanto tienes más de un puñado o los quieres otra vez mañana. Los adjuntos pertenecen a una conversación. Una colección te pertenece a ti.
La diferencia en la práctica:
| Adjuntar a un chat | Poner en una colección | |
|---|---|---|
| Disponible en otras conversaciones | No | Sí |
| Número razonable de archivos | Un puñado | Cientos |
| Archivo más grande | 50 MB | 250 MB |
| Cómo se trata un documento grande | Se lee de principio a fin, y puede que no quepa | Se trocea, se busca y se citan las partes relevantes |
| Se puede compartir con compañeros | No | Sí |
La cuarta fila es la que la gente subestima. Un PDF de 300 páginas en una colección da mejores respuestas que el mismo PDF adjunto a un chat, porque Asteria recupera los pasajes que tienen que ver con tu pregunta y te dice de dónde salieron, en lugar de intentar sostener el conjunto entero en la cabeza a la vez.
Qué se mete dentro
Cualquier cosa a la que tú o tu equipo volváis. El patrón que funciona es una colección por cuerpo de conocimiento, no una por proyecto:
- Contratos de proveedores
- Todo lo que la empresa ha publicado sobre el producto
- Dosieres de consejo, trimestre a trimestre
- Tus directrices de marca, tono de voz y campañas pasadas
- La investigación que has ido acumulando sobre un mercado
Dos tipos de archivo, y se comportan distinto
Esto sorprende a la gente, así que conviene saberlo el primer día.
Los documentos (PDF, Word, PowerPoint, texto, imágenes) se leen, se dividen en pasajes y se indexan. Haces una pregunta y Asteria encuentra los pasajes relevantes y los cita.
Los archivos de datos (CSV, Excel, Parquet) no se indexan y no se pueden buscar. Se guardan, y cuando preguntas algo sobre uno, Asteria lo carga y calcula la respuesta.
Es a propósito, no una carencia. La respuesta a una pregunta sobre una hoja de cálculo casi siempre es un agregado ("cuánto gastamos en total", "qué región creció más rápido") que no contiene ningún pasaje de texto suelto. Buscar fragmentos de una hoja de cálculo te encontraría una fila; calcular sobre ella te da la respuesta, y enseña el razonamiento.
La consecuencia práctica: no esperes que una palabra clave de una hoja de cálculo aparezca en una búsqueda. Haz en su lugar la pregunta que de verdad quieres que te respondan.
Adónde ir ahora
Crear una colección
Dos campos y una decisión que merece treinta segundos de reflexión.
Añadir documentos
Formatos, límites, qué significa "Listo" y cómo saber cuándo algo ha fallado.
Preguntar a una colección
La única regla que decide si esto funciona o no: di el nombre.
Dejar que Asteria archive su propio trabajo
Entregables guardados de vuelta en una colección, revisados en el sitio, en una sola copia.
Carpetas conectadas
Apunta una colección a una carpeta de Google Drive o SharePoint y deja que se mantenga al día sola.
Compartir tu trabajo
Quién puede ver una colección, y la única decisión de compartir que no puedes deshacer.