Votre première vraie tâche
Un exemple traité de bout en bout, d'un brief vague à quelque chose que vous enverriez vraiment.
« Bonjour, que sais-tu faire » ne vous apprend rien. Faisons plutôt un vrai travail.
Le scénario. Vous avez un tableur avec les résultats des campagnes du trimestre dernier et votre manager veut « un résumé, avec un graphique, pour jeudi ». Du grand classique.
Joignez le fichier
Cliquez sur le trombone dans la zone de saisie (Joindre des fichiers) et choisissez votre tableur. Une petite carte apparaît au-dessus de l'endroit où vous écrivez, avec le nom du fichier et son nombre de feuilles.
Si le fichier comporte plusieurs feuilles, Asteria vous demande lesquelles utiliser. Ne prenez que ce qui est pertinent. Lui donner trois feuilles hors sujet, c'est la meilleure façon d'obtenir une réponse fausse et assurée.
Dites ce que vous voulez vraiment, pas ce que vous voulez qu'il fasse
Le réflexe est d'écrire « résume ça ». Vous obtenez alors un résumé de ce qu'un inconnu trouverait intéressant, ce qui est rarement ce dont vous avez besoin.
Écrivez le brief que vous donneriez à un collègue junior :
Voici nos dépenses et nos résultats de campagne du T3 par canal. Mon manager veut un court résumé pour le comité de direction. Dis-moi quels canaux ont le mieux et le moins bien performé sur le coût par lead, signale tout ce qui ressemble à un problème de données plutôt qu'à un vrai résultat, et donne-moi un graphique en barres du coût par lead par canal.
Trois choses se sont passées là, et c'est tout le secret :
- Vous avez dit ce qu'est le fichier. Les en-têtes de colonnes sont souvent obscurs. Une phrase de contexte vaut plus que n'importe quelle formulation astucieuse.
- Vous avez dit à qui s'adresse la réponse. « Pour le comité de direction » produit une écriture très différente de « pour mes notes personnelles ».
- Vous lui avez demandé d'être sceptique. « Signale tout ce qui ressemble à un problème de données » est l'instruction la plus utile de tout ce guide. C'est la différence entre une réponse et une réponse vérifiée.
Regardez ce qu'il fait
Vous le verrez travailler : lire le fichier, faire les calculs, tracer le graphique. Ces étapes ne sont pas décoratives. S'il annonce qu'il a lu une feuille que vous ne vouliez pas, arrêtez-le et dites-le-lui.
Contredisez-le
La première réponse est un brouillon. Parlez-lui comme vous parleriez à une personne :
Le coût par lead des Événements a l'air faux. Il n'y a eu que quatre leads. Recalcule en excluant les canaux à moins de dix leads et précise-le dans le résumé.
C'est là que se trouve l'essentiel de la valeur. Les gens qui tirent peu d'Asteria Cloud ont tendance à accepter la première réponse ou à tout recommencer de zéro. Ni l'un ni l'autre ne marche aussi bien qu'un tour de correction.
Récupérez le livrable
Demandez ce que vous devez réellement remettre :
Transforme ça en un résumé d'une page que je peux envoyer. Garde le graphique.
Le document s'ouvre dans l'Atelier à côté de votre conversation, où vous pouvez le modifier directement, demander des changements et le télécharger.
Les erreurs que tout le monde fait la première semaine
Ouvrir une nouvelle conversation pour une relance. Une nouvelle conversation n'hérite ni des fichiers ni des chiffres de la précédente, seulement d'un résumé de son sujet. S'il s'agit du même travail, restez dans la même conversation.
Et l'inverse : une seule conversation pour tout. Une conversation qui dure des semaines coûte plus cher à chaque message, ralentit, et finit par voir son milieu compacté en résumé, si bien que les premiers détails commencent à disparaître. Visez une conversation par tâche. Voir les conversations très longues.
Poser des questions sur des documents qui ne sont pas là. Asteria lit ce que vous avez joint, ce qui se trouve dans une collection que vous avez nommée, ce qu'il a récupéré sur le web, et tout ce que votre organisation a connecté (votre messagerie, un disque partagé, votre agenda). Il ne peut pas lire le fichier que vous vouliez joindre et n'avez pas joint, ni un système que personne n'a encore connecté. Si une connexion vous rendrait service, cela vaut la peine d'en parler à votre administrateur : voir Connexions.
Recharger les mêmes vingt documents dans chaque conversation. C'est exactement à ça que sert une collection. Déposez-les une fois, citez le nom de la collection dans votre message, et ils sont disponibles dans toutes vos conversations à partir de là.
Croire un chiffre sans le vérifier. Asteria montre son raisonnement et cite ses sources précisément pour que vous puissiez vérifier. Pour tout ce qui passera sous les yeux d'autres personnes, ouvrez la source et confirmez le chiffre vous-même.
Tout ce que vous n'écririez pas dans un e-mail à un collègue, réfléchissez à deux fois avant de le mettre dans une conversation. Les administrateurs de votre organisation voient l'usage qui est fait de l'outil et, selon les paramètres de votre organisation, les conversations peuvent être relues. Demandez à votre administrateur ce qui s'applique à vous.
La suite
- La zone de saisie couvre les pièces jointes, les modèles et les raccourcis qui font gagner du temps pour de vrai.
- Collections, c'est le cran au-dessus du fichier joint un par un, et c'est ce qui rend l'outil utile au-delà de la première semaine.